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秘书工作条例 第一条 传达事务 传达事务的工作内容具体如下： 1、接待来访 对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或总裁办公室，而不论对方是要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示总裁后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，婉拒对方，或是将个人意见报总裁后接受答复。 2、收听电话 收听电话时一定要先声明“这里是××公司”或“这里是总裁室”，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，视对方情况做答。 3、转达 需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，根据情况问清楚，并准确、迅速地转达。 4、文件的收发及分送 收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈总裁的，还是需秘书再进行处置和整理的，需总裁办理的要直接送交总裁。总裁不在时如果有与总裁直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。 第二条 日常运转工作 1、工作要求 秘书应协助总裁制定出日程表，设计好会议、旅行等活动的日程，安排好旅行、参加宴会、拜访等活动。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。 2、准备及安排 对于那些有时间限制的，需要特别准备和安排的工作，秘书必须提前做好适当的准备。 第三条 用品整理 秘书应将总裁工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据总裁具体执行公务情况的不同而有所不同。 1、在办公室内 平常使用的物品及备用品应在合适的地方放置合适的数量，为此，秘书应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，要做到心中有数。有了明细表，还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。 2、总裁外出时 每天，秘书都应注意事先准备好一定数量的钢笔、铅笔等，以备总裁外出时使用。这些需要准备的物品应在询问过总裁后制作一张明细表，以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，要提前征询总裁意见以准备好所需用品。 3、文件、资料的准备 首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要详细询问，以便将所需的文件材料一并准备齐全，并制作文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交总裁或是用封袋密封好后等待总裁的指示。 第四条 文件整理业务 1、为使总裁处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，因此需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据总裁意见将文件分类，并放人固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以做到容易查找。 2、在文件整理业务中，秘书首先要确定分类项目，选择需要保管及整理的文件、用品。然后，完成整理、保管工作。 3、秘书要对整理后的文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取总裁意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便于参照。 第五条 整理、清扫工作 1、台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品要准备好。墨水、笔尖、笔杆、胶水、别针、印台、铅笔、活动铅笔、圆珠笔、裁切刀、订书机、吸墨纸、橡皮等都要按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损或污渍的物品要清扫或更换。 2、室内的用品、家具，如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等，都要放在固定的地方。 3、根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。 第六条 代行业务 1、参加庆典、丧礼等仪式 这种场合要特别留心服装、服饰及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。因此，要将各种不同场合的范例及标准寒暄用语综合归纳，以便查阅。 2、转达总裁意见或命令 转达总裁意见要完整准确。针对工作的命令，在转达时要注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向总裁汇报。 第七条 协助调查 1、进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托或将他们列为调查委员并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。 2、有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给总裁。 第八条 文书工作 1、信函的完成 信件的写作首先要准备不同内容的信件范文，同时还应备有词典等工具书。对总裁经常使用的信件种类应事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。 2、文件的誊清及印刷 文件的誊清及印刷主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。 第九条 外联工作 外联工作就是要向总裁或副总裁转达某项事情并向对方转告总裁或副总裁的意图，听取对方的答复，有时还要将这种答复再次转告总裁，进行反馈。 第十条 招待事务 1、为总裁服务 为总裁服务的工作内容主要包括： (1)总裁外出时应备好车辆。 (2)当总裁回到公司时，要接过其脱下的外套、帽子等，然后放到指定的地方，并随时用刷子