湖南大学各类文件材料归档细则-湖南大学档案与校史馆.DOC

湖 南 大 学 党群、行政类文件材料归档细则 一、党政文件材料归档范围的确定 (一)确定的原则 1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。 2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。 3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。 (二)归档的主要内容和重点 1.主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等系统的内容。具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。 2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 (三)不归档的文件材料 1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件； 2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料； 3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件； 4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； 5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料； 8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。 二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程 (一)形成积累 1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。 2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。 3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。 4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。 (二)整理组卷 1.立卷原则 各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。 2.立卷分工 (1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。 (2)以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。 (3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。 (4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。 (5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。 (6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。 (7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。 3.立卷分类 (1)分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。 (2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。 (3)分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。 4.立卷组合 基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。 问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。 (3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组