东莞君雄精密五金制造有限公司档案管理制度30.docVIP

1 总则 1.1目的 加强公司档案管理，保证档案资料及时归档、完整、齐全和妥善保管，有效利用和补充档案，为公司经营提供服务。 1.2公司档案涵义及分类 1.2.1公司档案是公司从事生产经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录； 1.2.2公司档案分为受控档案和非受控档案。 1.3适用范围 本规定适用于公司技术档案、文书档案、特殊载体档案、人事档案的管理。 2职责 2.1中央文控室负责技术档案、文书档案、特殊载体档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，监督和指导各部门文员做好本部门归档文件材料的形成、收集，按规定时间移交中央文控室归档； 2.2综合人事部人事文员负责公司人事档案的管理,负责职工档案的收集、鉴别、归档和保管。按规定时间移交中央文控室保管； 2.3 IT支持部负责协助中央文控室做好档案信息化工作； 2.4公司各有关部门负责本部门范围内工作活动中档案材料的收集、整理，并按规定时间将文件材料移交到中央文控室归档。 3 档案管理的内容与方法 3.1公司档案坚持集中统一管理的原则，成立由运营中心总监任组长的档案工作领导小组，负责统筹、协调和指导公司档案管理工作，组织档案工作检查，对发现的问题及时安排整改。确保档案利用与档案保密“两不误”，防止公司受控文件图纸机密泄露或重要档案丢失；由各部门文员兼职档案员，建立公司资料管理员网络，业务上受中央文控室指导； 3.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 3.3中央文控室可向公司任何部门或个人提出移交档案文件材料要求；并对移交不符合归档要求的档案拒收或提出整改意见；对丢失、损坏档案的员工，可提出批评及处罚意见； 3.4资料管理员要求 3.4.1中央文控室人员应具备中专以上文化程度，应持证上岗； 3.4.2资料管理员必须掌握电脑应用技术，熟练使用办公自动化软件。 3.5档案收集与整理 3.5.1总体要求 3.5.1.1公司生产、经营、基建等活动中形成的文件材料应由各单位、各职能部门及各工艺设计部负责收集齐全、核对标准、系统整理后归挡，文件材料缺项的，中央文控室有权拒收并限期整改； 3.5.1.2归档的文件材料必须及时、准确、完整，是现行有效和最新的材料，能准确反映公司各项活动真实的历史原貌； 3.5.1.3归档的文件材料应符合质量要求，除有固定的图幅或书写格式外，其余的文字材料应为A4幅面，所有文字材料的线条、字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完备；不能用铅笔、圆珠笔或复写纸书写，案卷折叠要标准规范，同时有完备的交接手续； 3.5.1.4档案整理应制定分类方案，组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求，同时，编目规范，排架合理； 3.5.1.5归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 3.5.1.6档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 3.5.1.7归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证。 3.5.2归档时间要求 3.5.2.1基本建设类（主要为公司厂房、车间规划的工程建设）的文件材料按建设（监理）的不同阶段及时归档。在工程施工（工程监理）过程中，要进行竣工图的绘制和竣工资料的收集、整理工作。竣工图纸、资料在工程交工验收后15天内归档； 3.5.2.2设备、仪器中的随机资料（合格证、使用说明书等资料）在设备、仪器安装完毕后三天内向中央文控室移交归档。（设备、仪器类必须经资料管理员检查随机资料入档后在发票上签字财务方可受理） 3.5.2.3行政管理、经营管理、生产技术管理每月一次，时间为次月的一日； 3.5.2.4人事档案为次年的一月份移交档案； 3.5.2.5未按时间及时归档的按20元/天对部门负责人处罚。 3.5.3归档范围 1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。特殊载体归档材料应有文字说明，文字说明包括事件发生的时间、地点、主要内容、主要参加人员、摄