办公设施管理办法.doc

1.主题内容及适用范围 1.1为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本管理办法。 1.2本办法适用于公司办公设施管理的全过程。 2.术语 2.1办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。 3.职责 3.1管理部行政文员负责办公设备的采购申请提交、保管、配发、设备调换等事宜。 4.管理细则 4.1办公设施分类为，办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。办公家具：包括办公桌椅、会议桌、文件柜等物品。 4.2办公设施采购 4.2.1办公设施的采购，由市场部统一购买。每月25日前由各部门提出下月购买需求，提交管理部汇总，并编制月度办公设施购置和预算，报经总经理审核后，交市场部进行采购。 4.2.2外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报总经理批准后实施采购。 4.3办公设施的管理 4.3.1办公设施编号 4.3.1.1办公设施实行编号管理，由管理部负责，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。 4.3.1.2编号办法：编号形式为：公司英文标识 + 分类符号+ 代码。 ①办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。 ②办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台, 文件柜等物品）。 4.3.2办公设施标牌制作 4.3.2.1定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识 + 分类符号+ 机代码+责任部门+责任人。 4.3.2.2标牌的材料为即时贴，由管理部会同使用部门在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。 4.4办公设施异动的管理 4.4.1办公设施的调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经管理部审核，并报总经理批准后方可办理相关手续。 4.4.2办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经管理部审核，报总经理批准后实施。 4.4.3按规定程序发生的办公设施异动，管理部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。 4.5办公设施的维修 4.5.1使用部门提出维修并填写《办公设施维修申请单》，金额在100 元以下的维修费用，由管理部经理批准； 超过100 元的报总经理批准。 4.5.2设备维修完成后，需由使用人和管理部行政文员进行维修效果的确认，方能进行费用报销。 4.5.3所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由管理部行政文员统一管理，主要包括使用部门、责任人、设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位、质保期限等。 4.5.4管理部行政文员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防措施,进行通报并加以防范。 4.5.5因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。 4.5.6管理部应每季度对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月5日前，对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。 5.办公设备的报废处理 5.1各部门提交的报废物品清单，需认真审核，确认不能再次利用后，经部门主管、管理部经理审批，报总经理签字后方可作报废处理。 5.2对决定报废的办公设备，管理部行政文员应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。 5.3报废品由管理部行政文员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。 6.其他管理规定 6.1公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。 6.2尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。 6.3不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来磁盘插入电脑使用。 6.4复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。 6.5所有收到的传真件都要按接收的部门或个人在管理部进行编号、登记。 6.6所有发出的传真件都要按发出的部门或个人在管理进行编号、登记后才能发出。 6.7复印机、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机、复印机）：涂改液未干或稿件有涂层；稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；破裂的稿件或稿件过厚；炭纸或背面有炭的稿件。 6.8在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。 7.检查与考核 本办法有管理部负责检查与考核。 相关质量记录 无 编制/日期: 审核/日期： 批准/日期: 　 　　 重庆华岗实业有限公司 文件编号