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管理体系文件编写培训讲义 一 管理体系文件概论 管理体系文件是组织协调一致运行的系统性管理文件。它采用文件的形式列出系统的作业过程和管理过程的程序，以便组织以最好的，最实际的控制方式来指导组织的人员、基础设施及信息的协调活动。从而保证实现组织质量、职业健康安全、环境管理体系方针的实现。保证组织获取稳定的产品和职业健康安全、环境方面的绩效。 管理体系文件建立是标准的基本要求。管理体系文件是组织建立管理体系的一项重要和关键工作 体系文件的构成 GB/T19000—2000标准提出组织的管理体系文件一般应包括以下五种文件： 1形成文件的质量方针和质量目标 2质量手册 3质量计划（一般组织不涉及） 4标准要求或组织需要采取程序控制的文件化程序 5组织为确保其过程的有效策划运行和控制所需的文件，诸如制度、规程、作业指导书、记录等 管理体系文件构成方式 管理体系文件一般采用三级文件管理模式（见图示） A B C A：质量手册 B：程序文件 C：制度、作业指导书、记录 管理体系文件的特性 由于管理体系文件是由多种文件和多层次构成，具备 以下属性 1系统性：管理体系文件反映一个组织管理体系的系统特性。阐述组织产品的形成过程，并对影响产品质量的技术、管理、机械设备和人员进行识别管理并作出规定。体系文件的各层次间，文件与文件间应做到接口明确，结构合理。过程之间的相互关系和相互作用关系清楚 2整体性：管理体系文件应从组织的整体出发，所有文件都应在统一规划，统一思想，统一步骤下进行编写。管理体系文件应体现“下层文件”服从“上层文件”局部服从整体的原则。上层文件为下层文件提供框架，下层文件支持上层文件对过程控制的细化。 3法规性：管理体系文件是一个组织实施管理体系活动的准则，是组织在质量、职业健康安全、环境方面的系统法规。管理体系文件应符合标准和国家相关的法律法规、上级的有关规定。 4见证性：管理体系文件可作为客观证据向顾客、相关方、认证机构证实组织管理体系运行的证据。 管理手册（质量手册） 1管理手册（质量手册）概念：规定组织（质量、职业健康安全、环境）管理体系的文件。 2管理手册可以涉及到组织的全部或一部分活动。管理手册的标题和范围反映其应用领域。 例：＊＊公司质量手册。反映该公司在质量领域的全部过程； 例： ＊＊公司＊＊产品质量手册。反映该公司在＊＊产品质量领域的全部过程； 例：＊＊公司质量、职业健康安全环境管理手册。反映该公司在质量、职业健康安全环境领域的全部过程。 管理手册（质量手册）应包括： 1管理体系的范围。包括任何删减的合理性描述。 2为管理体系编制的形成文件的程序引用。 3管理体系过程间的相互作用的表述。 4管理、执行、验证或评审体系活动的人员职责和权限及他们之间的关系。 5手册的评审修改和控制的规定。 注：2000版标准没有规定质量方针、目标必须在手册中。但可以编在手册中。 注：管理（质量）手册在深度和形式上可有不同，以适应不同组织、不同产品的过程需要。 编制管理（质量）手册的目的 1贯彻管理方针和实现管理目标指标； 2确保管理体系的有效实施； 3提供管理体系的持续改进方法； 4提供管理体系的认证审核依据； 5当外部环境变化时，保证管理体系符合其标准要求的连续性； 6提供按管理体系要求和相应方法培训员工； 7对外介绍组织的管理体系； 8证明其自身的管理体系符合合同中规定，可以持续稳定的提供满足顾客和相关方要求的产品。 管理（质量）手册编制的职责和步骤 1确定管理（质量）方针和管理（质量）目标指标。 2确定管理手册的格式及结构。 3整理组织现有的有关的管理文件并分类。 4确定管理体系的过程及过程之间的相互关系。 5确定管理体系的各相关部门职责、权限、相互关系。 6从业务部门、相关部门收集原始文件和资料。 7选择适用组织的类似参考文件。 8管理手册发布前应组织审查，以保证文件清晰、准确适用和结构合理。并经最高管理者批准。 9手册的发放应保证所有使用者都有适当的使用机会。 10管理部门应采取措施确保每个使用者熟悉手册的相关内容。应规定编制、控制和更改的管理办法。 11当版本变化时应保证文件的年号、更改状态相符。 管理（质量）手册的基本内容和结构 1范围和应用领域，删减的合理性表述。 2目录 3组织简介管理方针和目标批准令 4管理者代表任命书 5组织的结构—职责与权限（机构图、职责分配表） 6管理体系过程及相关过程之间相互作用和相互关系的表述 7引用标准、术语和定义 8管理手册的管理 9支持性资料的清单 10可以收集标准规定形成的程序文件 编制要求 1范围和应用领域：应清楚表明手册的内容和应用领域。应用领域应该是组织申请认证的产品和服务的领域范围