2014年浅析秘书的会议管理.docVIP

【摘要】 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。 【关键词】 秘书 会议管理 沟通协调 效率 对策 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。不少企业部门都经常召开各种形式的会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 拟订会议议程、日程 提供会议地点的备选方案会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。保密性较强的议题，一般放在后面。 会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置应考虑有无停车场所场地租借的成本必须合理实地考察会议地点?会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。布置会场和安排座次发布会议信息会议无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 发布会议信息前要进行报审要对媒体进行选择  1.3安排会议食宿邀请会议嘉宾 秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。 根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准提倡实行自助餐制和分餐制做好饮水、饮料的供应。 如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。 要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场发出正式邀请函了解嘉宾各自的背景嘉宾人数不宜过多。 在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。 准备会议资料、会议用品 安排会议礼仪服务检查会议常用视听设备是否正常 安排会议值班 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行明确值班工作任务在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 接待采访会议的新闻媒体由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。 在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。 在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。 做好会议的记录工作和简报工作 会议记录的结构是：标题+正文+尾部。 标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。 正文。首部+主体+结尾。 尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。 做好会议的简报工作 会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。 反馈会议信息 反馈会前信息会中信息会后传达落实的情况。 会议纪要会议纪要要求实事求是，忠于会议实际内容要集中概括要有条理印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。常年不开会，人对会议的作用不够了解不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段过多开会、过滥开会就是一种“病态组织的表现”； 会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓； 会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案； 有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。 会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆没有共同言语。有些公司会议基本属于临时通知