会议接待流程管理.pptVIP

会议接待流程会议前的准备工作会议接待会议中的相关事宜会议后续工作 朱岩、尹光春、张袁 * 1、与会议主办方洽谈会议初步方案。 1、会议的报到日期、飞机票价、住宿酒店客房价格、火车车票的交通信息、会议流程方案。 2、会议场所信息会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容）、 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排） 3、提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。  2、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。 * 3、准备工作 酒店方面（房间标准、餐饮标准、会议室价格、酒店位置、会议地点、住宿情况） 与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】； 接送车辆车辆和联系方式，以及对于提前到达的学员如何安排住宿； 落实会后考察或旅游行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社； 在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改； 会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。会议展板、展架、横幅的制作。会议各种用品的运输、托运工作； 准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称； 通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 。  * 4、会议接待 会议接站 ?????1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立接站牌 ??? 2：人员及车辆安排 会议报到 ???? 1：与会代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 ???? 2：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 ???? 会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表 人员安排 ???? 1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） ???? 2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 ???? 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员 ???? 4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。 ???? 5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 ???? 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 * 5、会议期间 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境 2、会务组所用的书面文件需保存完好 3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。 4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存 5、会务的茶歇时间，酒店应安排茶歇；开会期间应及时送水到各会议室 6、及时与主办方交流会议场所、住宿、会议用品、会议餐饮、会议娱乐等方面的情况，并及时调整。 7、若有必要，提供翻译、摄影等服务，或协助联系媒体，邀请记者。 8、要求酒店落实叫早服务 9、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程 * 6、会议后续工作 1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。会议接待方案 3、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 4、公司专门为会议