纸品厂文件和资料管理程序.doc

文件和资料的管理程序 1.目的 对质量体系运行有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的有效性。 2.适用范围 本程序适用于与质量体系有关文件的控制。 3.职责 3.1 总经理负责程序文件的批准、发布； 3.2 管理者代表/总经理助理负责程序文件的审核； 3.3 行政部负责公司文件日常管理； 3.4 文件编写小组负责程序文件的编写，各部门负责相关文件的编制和管理； 3.5 各部门负责人负责本部门相关文件的审批。 4.工作程序 4.1 文件的编号 4.1.1 程序文件的编号 文件编号不得有重复或误用，本公司文控中心必须按DXC公司统一编号管制。 说明：（工程部三级文件较多：在部门后+PE+流水号 为作业指导书工艺文件编号；在部门后+BOM+流水号 为物料清单BOM文件编号）由行政主管部门制定规范记录的，用原来的编号。 注：各部门代码由部门第一个字母大写组成,应用类型代码对应项分别为：管理层—GL；生产部—SC；品管部—PG；业务部—YW；财务部—CW；行政部—XZ；采购部—CG；仓库部—CK；工程部—GC。如为各部门通用记录，则部门代码设为“TY”。 4.1.4 外来文件用文件原来的编号。 4.1.5 文件版本：用发布年代表示，第一版即A版。（当一年内进行第二次换版时，在其后带“.1”表示，如“2011-A.1”，以此类推）。 4.1.6 文件修改状态：用数字表示，从1开始。 4.1.7 文件分发号：用数字表示，从1开始。 4.1.8 各部门编写文件时，按以上规定对文件进行编号。 4.2 文件的编写 4.2.1 管理手册、程序文件由文件编写小组负责编写；QP代表程序 4.2.2 其它三级支持性文件由相关部门组织编写； 4.2.3 同一类文件的封面、刊头、刊尾编写格式要求统一，内容格式不统一要求。 4.3 文件的审批 4.3.1手册、程序文件及重要行文由管理者代表/总经理助理审核、总经理批准； 4.3.2 部门内部的管理文件、支持性文件由相关部门负责人批准； 4.4 文件的发放 4.4.1 受控文件的原稿在归档登记前应进行以下确认： 是否进行了有效的批准；标题、文件编号、版本号、页数是否完整，如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。 4.4.2 文件分发范围 （1）程序文件发放到中层以上管理人员； （2）技术文件和其他管理文件发放到有关部门负责人和经办人。 4.4.3 各部门将批准后的文件原件进行归档； 4.4.4 文件发放前相关部门根据文件分发范围的份数进行复印，在复印文件上加 “受控”字样。 4.4.5 将文件分发给有关部门/人员时，要求文件领用人在《发/收文登记》上签收； 4.4.6 受控文件原稿保存在文件编写部门，不加“受控”字样； 4.4.7 需使用文件的人员未领到文件时不得借用他人文件复印，应到该文件管理部门办理领用文件手续。 4.4.8 当文件的使用人将文件丢失后，应找相关部门补发同时给予新的分发号，并作记录。 4.5 文件的以旧换新 4.5.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到该文件管理部门换取新文件。 4.5.2 以旧换新的文件，发文部门要保存换取人书面申请书。新文件的分发号与旧文件的分发号相同，破损文件由该文件管理部门销毁。 4.6 文件的更改 4.6.1 文件需要更改时，由提出更改人员填写《文件更改审批记录》说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 4.6.2 《文件更改审批记录》 由原审批部门审批，若因机构调整需相关部门审批时，该部门应获得所需的背景材料。 4.6.3 文件更改批准后，由相关部门负责实施更改。 4.6.4 更改后的文件的审批由原审批部门审批，然后由文件主管部门发放，同时收回作废的旧文件。 4.7 文件的换版 文件经过多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件作废。 4.8 文件的作废 作废的文件由文件主管部门收回并记录。需保留的作废文件注明 “作废保留”后保存。其它作废文件统一销毁，由有关领导批准后实施。 4.9 文件的管理 4.9.1 行政部对公司所有受控文件进行归档并填写《受控文件清单》。 4.9.2 文件应有序的存放以便于存取和查阅； 4.9.3 不得在受控文件上乱涂乱画，确保文件的清晰、整洁和完好； 4.9.4 公司管理方式以及法规变更时，应及时更改相应文件； 4.9.5 借阅文件时应经过行政部同意，并填写《借阅登记表》。借阅者应在指定期内归还。公司编制的原版文件一律不外借。 4.10 外来文件的控制 为保持外来文件的有效性，各部门负责人应保持与有关主管部门的联系，外来文件由相关部门负责人审批后注明“外来文件”，并在《文件发放/回收登记表》上登记，发放时填写《发/收文登记》。 4.11 外发文件的控制 4.11.1 提供给供应商的受控文件，