商务礼仪精品课教案 第十四章 文书礼仪.docVIP

第十四章 文书礼仪 1．信函礼仪 信函也就是平时所说的公函,是为开展各项业务而用的。因此又称之为业务信函。它在现代社会的运用极为广泛,尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展,各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。 业务信函因业务的不同而有许多种,一般来说,各种信函都有自己的独特之处。但是,这些信函也有许多共同之处,其中最大的特色是公,无论是抬头、结尾,还是正文的用词,都显示着与私人信函的不同。 业务信函的内容完全取决于业务的性质,比起私人信函来,它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前,最好能认真仔细地考虑一下,想清楚要说什么和怎么说,然后礼貌而又开门见山地写出来,当谈完自己要谈的事情时,即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见,这种信函最好还是先拟一草稿,反复修改再誊清或打印。在这样的信函中,出现错字病句,都是对自身形象的损害。 业务信函的抬头应郑重,私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人,你可以称×××先生或×××女士,对于一般熟识的则可以称其职务。这里的熟识可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加亲爱的,而我国习惯加尊敬的一类。如果想建立持续的业务联系,甚而发展到私人关系,可以改变称呼而试探对方的意向,比如,我国中式的,可以直接改称××兄,或 省去姓写×××先生。如果对方的回信也如此称呼你,说明他认可了这种关系,如若不然最好还是沿用原来的称呼。 业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的,此时的称呼可以有以下情形:只称其为先生或女士(或小姐),且在前边加上尊敬的 一类字眼;以职务相称,如经理先生、编辑女士、服务员小姐一类。结尾的落款要求和抬头相对应,抬头是哪种关系程度的称呼,落款也应是相应的程度,比如称呼是连姓带名的×××先生,落款就是连姓带名的 ×××;称呼是不带姓的××先生,落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的,但落款处还要有亲笔的签名。 一般的企事业单位都有自己的专用信笼和信封。对于高规格的业务活动来说,对此两项也有比较严格的要求。一般来说,信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话,样式上应稳重而具有吸引力,质地上尽可能优良,印刷上尽可能优美,借以表明单位的实力和形象。 下面介绍对几种信函的要求: ◆邀请信礼仪 这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单,但措辞要讲究,既要诚恳,又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否,都要及时回复。 ◆推荐信礼仪 这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人,也可以是有某种关系的组织单位。收信人一般是某个组织或单位,也有私人,比如推荐任某人的业务助理或合伙人等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况,需实事求是,态度上也要适当,要留有余地,不可强人所难。 ◆聘任信礼仪 实际上,在许多情况下,请柬和聘书就可代替聘任信,不过,对于单一的或特殊的对象来说,信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职,可以发聘书,但为对受聘者表示器重和敬仰,则可由单位的负责人发聘任言。当今的外企、合资企业用聘任信较多,其他机构使用不多,但随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成,聘任信会逐步普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意,其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及酬劳等。 ◆商洽信礼仪 这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间,首次就问题商洽, 要就这一事项的缘起、目的等阐明,提出具体的意见和建议,乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函,有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切,采取征询的口吻,不能显出强加于人的样子。 ◆庆贺信礼仪 庆贺信是一种运用比较广泛的信函,私人信函中也较多见。作为业务信函的庆贺信,大多是组织、单位或代表组织、单位的个人发出的。某个团体、企业的成立,某次重要会议的召开,某项工程的竣工以及其他所有值得庆贺的事件的发生,都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可以随便一些,信中允许存在一般的夸张、溢美之词,但政治性、社会性的庆贺信,却要实事求是,评介要恰如其分,言词也要郑重。 ◆致敬信礼仪 这种信函的对象通常情况下是个人,有时候也有团体,但这种时候不是很多。写信人可以是个人,也可以是组织。信的内容主要是称颂收信人的业绩、贡献,表达对他的敬意。如果对方曾关怀、帮助自己,信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。 ◆慰问信礼仪 当亲友、同事或其他与自己有关系的人或团体遭遇到不幸时,无法前去探望而发出的信,就是慰问信。这种信绝不限于亲友间,单位(或其代表)亦经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信,会给对方带来莫大的欣慰,增强对方克服困难、