outlook邮件存档方法.pptx

邮件存档方法2017年1月10日1、查看邮件使用率打开Outlook，点击左上角的“文件”按钮。在账户信息中能看到邮箱的使用率。由于服务器资源有限，建议使用率超过50%的用户进行邮件存档。2、控制面板双击“邮件”3、点击“数据文件”4、点击“添加”5、保存Outlook数据文件1、在D盘新建一个Mail文件夹2、选择Mail文件夹3、然后输入要保存的数据文件名。例如：20164、点击“确定”。6、新增的数据文件7、查看新增的数据文件打开Outlook，可以在界面左侧看到新建的数据文件8、复制文件夹右键sphchina邮箱的“收件箱”，选择“复制文件夹”9、选择目标文件夹选择2016，点击“确定”10、复制其它文件夹重复以上8、9步骤，将 “已发送”等其它需要的文件夹也复制到2016下来。11、删除已备份过的邮件1、请确认sphchina的邮件已复制到了2016中后才能进行以下删除操作。2、选择sphchina邮箱的“收件箱”，选择所有2016年的邮件，右建选择删除，以释放服务器空间。3、同样选择 “已发送”等文件夹，删除2016年的邮件。4、最后记得清空“已删除邮件”文件夹。12、删除无需备份的邮件1、选择2016的“收件箱”，删除不需要备份的邮件，以及2017年的邮件。因为2017年的邮件可以留在下次备份到新的2017年的数据文件中。2、对 “已发送”等文件夹也进行相同的操作。谢谢