[英语学习]How to write a business report.ppt

How to write a business report What is report? 商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关，帮助当事人了解复杂的商业情况，计划进程，解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。 Types of business reports 事件调查报告（Investigative Reports） 意见调查报告（Survey Reports） 周报告（Weekly Reports） 月度报告（Monthly Reports） 进展报告（Progress Reports） 市场调查报告（Market Research Reports） 可行性研究报告（Feasibility Reports） Writing principles ABCD原则: Accurate Brief Concise Decisive accurate 内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。 brief 内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意。 concise 结构清晰明了：用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。 decisive 建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。 Writing procedure Purpose: why do u need write the report. Target reader: who will read the report Information: what can support your report Structure: how to show your findings Report structure Title :report on … introduction,  findings,  conclusion  recommendations. intorduction This tells the reader what the purpose and objective of the report are. It might also give the reader some background information on the subject.The purpose/objective/aim of this report is to...This report aims to/is intended to... This is the main part of the report. It tells the reader what you have found in your information gathering.It is important to differentiate between fact and opinion. Which of the following phrases report facts and which report opinions?We found that... (could be both fact and opinion)It clearly shows that... (fact)It was found that...(fact)We discovered that...(fact)We observed that...(opinion)There is evidence that...(fact) 4. ConclusionThis part tells the reader about the results of the report based on the findings.Its concluded/decided/agreed/felt that...It can be seen that...In conclusion...