接打电话与交谈的艺术.pptVIP

接打电话与交谈的艺术 一、接打电话的艺术 打电话的时间 1.往对方的办公地方打电话，一般在开始上班20分钟后到下班前30分钟的时间范围里可以给对方打电话，主要是要给对方留出一定的时间，或者安排当天的工作任务，或者听取工作汇报，或者准备下班。 2. 往对方的住处打电话，一般在一日三餐后30分钟内，或者在早晨七点以后到晚上十点之前，如果不是事先有约，或者特别紧急的事，一般都不超出这个时间范围内打电话，更不应该在夜晚休息时间打电话，这是约定俗成的基本礼仪。 打电话的准备工作 1.每次通话前，最好做好充分的准备工作，如事先核对对方的电话号码、单位名称、人名 2.写出通话的要点或询问的事项，斟酌一下用词；准备好在应答中需要记录用的备忘纸和笔,以及必要的资料和文件，这样通话时就不会临时抓瞎，丢三落四。 3.收集齐有关电话交谈内容的资料和文件，以便随手翻查，这样，既不能耽误时间，又不影响双方交往。 4.有时需要估计一下对方的情况，决定通话的时间。通话中说话应该务实，简明扼要，多为他人着想，长话短说。 打电话的基本要求 1、电话响铃三下之内必须接听。 2、询问要得当，使用“您好”开头。 3、电话交谈内容要简明，不要耽误对方太多时间。 4、充分调动语言的修饰手段，包括吐字清楚，音调 柔和，音量、语速适中，应多使用软性语言。 5、接听电话准确，重要的内容重复一遍，不清楚