编制三合一制度与划分档案保管期限.ppt

编制“三合一”制度与划分档案保管期限 湖北省档案局 陈 壮 hbcz2008@ 引子：《规定》改进的主要方面 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  一、编制“三合一”制度的程序 1、各机关编制程序 2、档案行政管理部门审批程序 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  （二）“三合一”制度的分类 1、按机构分类 2、按问题分类 按问题分类 （三）条款的编制方法 条款编写的要求 1．条款应列全，即归档范围应列全。一是本机关文件材料归档范围要有全面性。二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性。三是下级机关文件材料归档范围要有重要性。 2．条款应列准。一是归档范围要准。二是条款文字要准。三是保管期限要准。 3．条款的分类、分层、分条及注释。一是分类（分门类及机构、问题）编写。二是分层（一般先列上级文件，再列本级本类综合性文件，最后列本级本类专业性文件）编写。三是分条（每条一个序号）编写。四是注释（不明确的条款可加注释）。 4．条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际。  5．条款的编号。条款一般需编号。 （1）应分类目编号，即在同一个机构或问题内编顺序号。 （2）根据本机关情况选择编号方式。常用的方式有三种：①层累制编号法，如：“1、1.1、1.2、1.2.1”、“1、1-1、1-2、1-2-1”。其优点是清晰、能分清条款层次或类目级别；但号码位数稍长。适合于层次较多的大机构。 ②顺序编号法，如：“1、2、3”，其优点是号码简短，适用于不分层的条款；在修改“三合一”制度时，原来的顺序号可能发生变化。③字母、数字混合法，如：“Wd1、Wd2、Wd3,Wy1、Wy2、Wy3”分别代表文书文件材料党群类1、2、3条条款，业务类的1、2、3条条款。这种编号方式能分清档案门类，助记性强，适用于企事业单位及档案门类多的机关；但较复杂，不熟悉分类方案的人不便识别。 （3）机关的条款编号一般不作为分类号，但企事业单位的条款编号可作为分类号。 6．党组（党委、总支、支部）或党群类应有的条款内容。 7．办公室或综合类应有的条款内容。 8．业务部门或业务类应有的条款内容。 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  三、如何突出本单位特色 对本部分感兴趣的人可参考《中国档案》2007年第4期相关文章。 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  四、编制三合一制度时常见的错误 一、在认识上的错误 二、在适用范围和施行时间上的错误 三、机关编制“三合一”制度的程序及方法错 四、档案行政管理部门的审批程序及方法错 五、“三合一”制度名称与格式的错误 错例之一： “三合一”制度的名称为“某机关档案归档范围、保管期限表”，问题在于“档案”二字，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将“档案”改为“文件材料”。 错例之二： “三合一”制度的名称为“某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表”，问题在于“案卷类目”，案卷是过去立卷时的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，不是以件为单位整理的分类类目。应删去“案卷类目”或将其改为“分类方案”或“分类类目”。有的机关的“三合一”制度用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为表。 六、“三合一”制度体例结构上的错误 一是没有分类，二是问题类目下按机构分类编制的体例。 七、“三合一”制度类目设置的错误 （1）按机构设置类目的错误。 一是机构不全。如将独立性不强的二级单位（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏列，造成文件材料归档不全。 二是层次不清。如将内设二级机构（如国家局某某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）平列，致使级别混乱，“三合一”制度篇幅增大。 三是范围不明。如在“档案馆室处”下注明：“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此。” （2）按问题设置类目的错误。 一是类目不均。表现为：有的问题类目下的条款太多，有的太少。应将太少条款的类目与邻近类目合并。 二是类名不准。如在档案局用“档案工作”作为问题类目，这个类目过于笼统，等于没有设置类目。 三是职能不符。