第十二章生成数据打印报表.docVIP

12.1 了解报表 用窗体显示数据虽然很好，但有时要把这些数据打印在纸上，那该怎么办呢？ 办法很简单，在Access中有一个“报表”对象，这个对象就可以帮助你实现将数据打印在纸上。 　　我们先了解一下“报表”。在Access中使用“报表”来打印格式数据是一种非常有效的方法。因为“报表”为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。 我们可以在“报表”中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。我们还可以在“报表”中添加多级汇总、统计比较，甚至加上图片和图表。 　　“报表”和窗体的建立过程基本是一样的，只是最终一个显示在屏幕上，一个显示在纸上；窗体可以有交互，而“报表”没有交互罢了。 12.2 使用自动报表建立报表 我们用“自动报表”来建立一个“报表”。现在我们打开一个数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。 　　单击“数据库”窗口中的“新建”按钮，这时在屏幕上就会弹出一个“新建报表”的对话框，将鼠标移动到这个对话框里的列表框中，选择“自动创建‘报表’表格式”，并在对象数据的来源表或查询提示右面的下拉框右面的向下按钮上单击，在弹出的下拉列表中单击“客户信息报表”选项，单击“确定”按钮。 　　现在屏幕上就出现了我们制做的“报表”的模拟显示样式了。 12.3 使用“报表”向导建立“报表” 首先双击数据库窗口中创建方式栏中的“使用向导创建报表”项，这时在屏幕上会弹出一个对话框“报表向导”,如下图。这个窗口中要求我们确定“报表”上使用哪些字段，这和我们使用“查询向导”和“窗体向导”差不多。 　　现在我们在表/查询下面的下拉框中选择相应的表或查询，还是以“客户信息数据库”为例，首先单击下拉框右面的向下按钮，然后在弹出的下拉选单中选择表“订单信息查询”。左边的“可用字段”列表框中有了几个字段，现在我们选择要将哪些字段放到“报表”中去。 右边列表框就是用来显示我们要放到“报表”中去的“选定的字段”。而在这两个表中的四个按钮，则分别是将左面列表框中的一个或全部字段移动到右面的列表框中、将右面列表框中的一个或全部字段移动到左面的列表框中。而且在右面列表框中的字段的顺序也将反映到“报表”中字段的顺序中去，排在右面列表框前面的字段将在“报表”中靠左，而在列表框中靠后的字段在“报表”中将靠右，当把这些完成以后，单击“下一步”按钮就可以了。 　　在这一步中，Access问我们是否要对“报表”添加分组级别，如下图。这个分组级别就是“报表”在打印的时候，各个字段是否是按照阶梯的方式排列，就像这样。分几组，就有几级台阶。 　　当“报表”有多组分组级别时，我们可以利用两个优先级按钮来调整各个分组级别间的优先关系，排在最上面的级别最优先。 为了了解“分组选项”这个按钮是做什么用的，我们先将字段“序号”添加为一个分组级别。这时，这个按钮“分组选项”就由刚才灰白色不可用状态变成可用的了。单击这个按钮，这时会弹出一个对话框，如下图。在这个对话框中我们看到原来这儿可以用来调整组级字段的分组间隔。 　　如果不想在“报表”中分组，只要将这个组级字段取消就可以了。现在我们单击“下一步”按钮进入下一步。 这一步要我们确定记录所用的排序所用的次序，如下图，即确定“报表”中各个记录按照什么顺序从“报表”的上面排到下面。如果我们按照序号字段的升序方式进行排序，就会发现在“报表”中，每个人的记录会按序号字段从小到大或从大到小进行排列。 完成这些，我们就可以单击“下一步”按钮了。 　　对于这个数据库，用序号这个字段进行排序已经可以了，但如果我要用“订货公司”进行排序，“订货公司”又有重复的话，就需要使用第二级的排序了。这时你看用几个字段进行排序就很必要了。 　　在这一步要我们确定“报表”的布局方式。 通过选择“布局”中的方式，可以确定数据是按照什么形式来进行布局的，并且可以在对话框右面的视图中看到我们选择的布局形式是什么样的。选择“表格”方式，这样所用记录都可以显示在一页纸上了，这样就很容易在一张纸上显示别人所有的信息了。如下图。 　　如果“订单信息查询”上的信息过长，在一页纸上纵向打印就打不下，可以将纸横着来打，即将方向选项选为“横向”。 　　在这一步中还有一个选项“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”，为了保证将记录中的每行都打印在一行而不换行，这项常常都是选定的。做完这些，单击“下一步”按钮，出现一个对话框，在这个对话框中，右面列表框中的选项是“报表”可以使用的样式，而左边的图框则把这种样式的形式显示给我们，以便我们选择。 　　单击“下一步”按钮，这一步是“报表”向导的最后一步了。 现在要给这个“报表”指定标题，这个标题将会打印在你的“报表”的左上角。 　　如果想在在单击“完成”按钮以后直接看到“报表”的打印预览，则选择“预览报表”；