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通用文档资料管理制度与表格

第一章总则

1.1制度目的

为规范[公司/单位名称]各类文档资料的收集、整理、存储、使用及销毁流程，保证文档资料的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，防范管理风险，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于[公司/单位名称]各部门（含分支机构、子公司）在业务活动中产生、使用和管理的各类文档资料，包括但不限于：

管理制度类：公司章程、内部管理制度、流程规范等；

业务合同类：采购合同、销售合同、服务协议等；

项目资料类：项目立项书、可行性研究报告、验收报告等；

会议纪要类：各类会议记录、决议事项等；

人事财务类：员工档案、薪酬报表、财务凭证等；

其他具有保存价值的纸质及电子文档。

1.3管理原则

统一领导，分级负责：行政部统筹管理，各部门指定专人负责本部门文档资料；

规范流程，全程留痕：文档从创建到销毁全流程记录，保证可追溯；

安全保密，分类管理：按文档密级和类型分类存储，严格管控涉密信息；

便于利用，动态更新：建立文档索引，定期清理过期或无效文档，保证资料有效利用。

第二章职责分工

2.1行政部（或综合管理部）

负责制定、修订文档资料管理制度及相关流程；

组织开展文档管理培训，监督各部门制度执行情况；

统筹文档资料的归档、存储、销毁审批及档案系统维护；

负责公司级重要文档（如制度、合同、项目档案）的最终审核与管理。

2.2各业务部门

指定1-2名兼职文档管理员（需报行政部备案），负责本部门文档资料的日常管理；

保证文档内容真实、准确、完整，按流程完成文档创建、初审、归档；

配合行政部开展文档检查、鉴定及销毁工作。

2.3文档管理员

负责接收、登记、分类、编目部门提交的文档资料；

建立部门文档台账，定期更新文档索引；

管理文档存储介质（如档案柜、服务器文件夹），保证存放环境安全；

办理文档借阅、归还手续，跟踪借阅期限，催收逾期未还文档。

2.4审批人

部门负责人：审核本部门文档的必要性、内容完整性及归档及时性；

分管领导：审批重要文档（如合同、重大制度）的发布与变更；

总经理：审批涉密文档或需跨部门协同文档的最终处置（如销毁）。

第三章文档管理全流程操作细则

3.1文档创建与初审

3.1.1创建发起

业务部门根据工作需要创建文档，由经办人填写《文档创建审批表》（见第四章模板1），明确以下信息：

文档名称（需简洁规范，如“部门2024年费用管理制度”）；

文档类型（从制度类、合同类等下拉选项中选择）；

用途说明（如“规范部门费用报销流程”）；

内容概要（可附文档初稿或核心条款摘要）；

创建人、所属部门、联系方式及预计完成时间。

3.1.2部门初审

部门负责人收到《文档创建审批表》后，1个工作日内完成初审，重点审核：

文档创建的必要性（是否为工作必需）；

内容框架是否符合公司管理要求；

格式是否规范（如字体、字号、页眉页脚等）。

初审通过后签署意见，提交行政部；不通过的需注明修改意见并退回经办人。

3.2文档审核与定稿

3.2.1专业审核

行政部收到初审通过的文档后，根据文档类型组织相关部门审核：

制度类文档：法务部审核合规性，财务部审核涉及费用条款；

合同类文档：法务部审核法律风险，业务部门审核商务条款；

项目类文档：项目管理部审核完整性，技术部门审核专业内容。

审核部门需在2个工作日内反馈意见，经办人根据意见修改后重新提交。

3.2.2领导审批

文档定稿后，按重要性分级审批：

一般文档（如部门内部流程、会议纪要）：由分管领导审批；

重要文档（如公司级制度、重大合同、项目立项文件）：需提交总经理审批。

审批通过后，文档正式生效；审批不通过的，退回经办人重新修订。

3.3文档编号与发布

3.3.1编号规则

行政部按“部门代码-文档类型代码-年份-流水号”规则编制唯一编号，示例：

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、业务一部（YW01）；

文档类型代码：制度类（GL）、合同类（HT）、项目类（XM）；

流水号：每年从001开始顺序编制，如“XZ-GL-2024-001”。

3.3.2版本控制

正式发布的文档需标注版本号（如V1.0），修订时更新版本号（如V1.1），并在文档首页注明修订内容、修订人及修订日期；旧版本需同步归档，避免混淆。

3.3.3发布与告知

审批通过的文档由行政部加盖公章（或电子章），通过以下方式发布：

内部管理系统（如OA系统）电子版，同步更新文档索引；

涉及多部门执行的文档，由行政部通过邮件或公告告知各部门负责人；

纸质文档按需打印，分发至相关部门并签收。

3.4文档归档管理

3.4.1归档范围

已审批发布的正式文档（含纸质版、电子版）；

文档审批过程中的关键附件（如修改稿、审核意见表、会议记录）；

具备长期保存价值的业务支撑文档（