外联部标准作业流程.docVIP

外 联 部 文件名称 邀请、应邀、接待外校标准作业流程 持有部门 外联部 制定者 审核者 核准者 修订日期 审核日期 核准日期 执行日期 文件页数 邀请外校嘉宾来访我校标准作业流程 前期准备工作 由外联部部长向主席团或理事会成员确定邀请外校嘉宾来访的具体时间、来访目的、来访地点、来访嘉宾人数。 由外联部部长传达主席团与理事会邀请外校嘉宾来访的具体时间、来访目的、来访地点、来访嘉宾人数并分派下达邀请任务至部长助理，要求根据最新的外校联络表选定来访院校。 由外联部各部长助理下达具体前期联络任务至各干事，要求各外联部干事根据最新的外校联络表通过电话方式直接与外校人员沟通（见附件一：邀请外校嘉宾来访我校前期电话沟通内容）。将确定的来访院校、来访嘉宾人数上报至部长助理。 各部长助理将各干事征询的外校来访意愿事宜经统计后，上报至外联部部长。由外联部部长与副部长联合商议，制定拟邀请外校嘉宾名单，要求名单上有明确的院校全称、各院校联络人姓名及联络方式、本校外联部对应联络人姓名及联络方式、来访嘉宾人数上报至主席团成员。 由主席团商议决定后通报至各理事会成员，由主席团及理事会联合投票表决邀请名单。 正式邀请工作 表决名单通过后，由主席团成员通知外联部部长正式邀请各院校嘉宾。 由外联部部长下达邀请任务至各部长助理，要求各部长助理按照邀请函模板（见附件二：邀请函模板）起草正式邀请函样本，上交至外联部部长。 由外联部部长及副部长联合审定。要求就邀请函内容、字体、来访目的、来访时间、来访接待事宜做严格审定。 邀请函审定后由外联部部长下达具体制作邀请函任务，要求除各邀请来访院校全称、接待人员姓名及联络方式外，其余一切事项均与经外联部部长及副部长审定过的邀请函样本完全相同。 由外联部部长指定人员书写邀请函信封（见附件三：信封书写样本）。经外联部部长审阅后，粘贴有效邮票。 由外联部部长指定专人，邮寄邀请函。 邀请过程中产生的费用需将产生费用的有效发票全部交至外联部第一副部长处。由外联部第一副部长审定后，移交财务部进入财务报销程序。 财务报销程序见财务部相关财务报销标准作业流程。 确认邀请 在邀请来访时间前三天，由外联部部长分派确认邀请任务至各当天对应接待人员。 接待人员通过电话方式联络对应外校联络人，确定是否准时来访（见附件四：确定邀请内容）。 各接待人员在确定邀请后立即向外联部部长汇报，由外联部部长汇总。 由外联部部长将已确认邀请名单递交至主席团。 备注：各上报时间节点由各职能上级自行确定 应邀出访外校标准作业流程 前期准备工作 接到外校邀请一律上报至外联部部长，由外联部部长汇总后上报至主席团。要求确认出访时间、出访院校、出访人数。 主席团接到外联部出访请求后，主席团表决通过是否出访。如若拒绝出访请求，由外联部部长下达拒邀指示给外联部指定人员，由指定人员联络外校回绝邀请（见附件五：拒邀内容）。如通过出访请求，告知外联部部长。 应邀出访工作 由外联部部长确定出访院校、出访时间、出访地点、出访交通方式下达应邀指示给外联部指定人员，由指定人员联络外校接受邀请（见附件六：接受邀请内容），并指定一名外联部副部长或外联部部长助理专项负责，带队出访。 由外联部部长指定的一名外联部副部长或外联部部长助理确定出访人员名单，如果团体出访需租用车辆，由外联部部长告知发展部部长进入发展部租用车辆标准作业流程。 车辆租用流程见发展部租用车辆标准作业流程 指定的外联部副部长或外联部部长助理制作出访计划，计划包括出访人员名单、出访时间、出访人数、出访交通安排、租用车辆人员安排（见附件七：租用车辆人员安排样张）上交至外联部部长，由外联部部长审核通过后布置出访任务并下达出访指令。 由外联部部长向主席团提交出访计划。 出访收尾工作 由指定的一名外联部副部长或外联部部长助理授权一名随行出访人员撰写出访新闻稿（新闻稿要求见宣传企划部新闻稿审核标准作业流程）并上交至指定的一名外联部副部长或外联部部长助理审核。 指定的一名外联部副部长或外联部部长助理将已经审核的新闻稿交至外联部部长审核。 外联部部长审核通过后交至校团委负责人审核，审核通过后由校团委发布新闻稿。 由外联部部长将审核通过的新闻稿移交宣传企划部部长作为社联活动储备文件。 三、接待外校来访标准作业流程 前期准备工作 由外联部部长确定接待来访会议时间，安排于预计接待时间前5小时。并下达接待来访会议通知。 接待人员在接待来访会议开始前3小时电话确定来访院校来访人数、预计抵达时间、接待地点（见附件八：电话确定详细来访事宜） 由外联部部长于接待来访会议统计来访院校具体情况，主要由接待人员汇报至外联部部长处。 接待来访会议结束后由外联部部长将来访院校具体情况以口头汇报方式汇报至主席团。 接到来访工作 接待人员提前来访院