山东理工大学学生档案管理规定-山东理工大学-研究生院.pdf

山东理工大学学生档案管理规定 鲁理工大政发〔2015〕104 号 第一章 总 则 第一条 为加强学生档案工作，提高科学管理水平，确保学 生档案的质量与安全，促进学生档案工作的规范化、制度化，根 据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《普通高等 学校学生管理规定》，结合学校实际，制定本规定。 第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生各方面 表现和家庭基本状况的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、 教育学生过程中形成的第一手资料。 第三条 学生档案工作指学校对学生档案材料的收集、鉴别、 归档、保管、保护、利用、转递等相关管理工作。 第四条 学生档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保 密的法规和制度，确保学生档案的完整、准确、连续、安全。 第二章 职责与分工 第五条 学校应加强对学生档案工作的领导，相关部门应定 期研究学生档案管理工作，加强对学生档案管理工作的监管，各 学院具体负责学生档案的管理。 第六条 学生档案管理工作职责 学生档案实行归口管理，组织部、学生工作部（处）、研究 生工作部（研究生院）、教务处、招生就业处、团委等相关部门 根据工作职责，形成规范的学生档案材料，并协助做好学生档案 材料的收集、整理、流转等工作。学生工作部（处）、档案馆负 责制定和完善有关管理规章制度，调研学生档案工作开展情况， 开展档案业务指导、培训和督促检查，加强学生档案信息化建设； 研究生工作部（研究生院）、招生就业处负责毕业学生的档案转 递工作。 各学院分管学生工作的党委党总支副书记为学生档案管理工 作的责任人，学院应指定专人负责管理学生档案，并建立和完善 本单位学生档案管理制度。负责学生档案管理的工作人员负责学 生档案材料的收集、鉴别、整理、归档；负责办理学生档案的查 阅、借阅和转递；负责做好学生档案的安全、保密、保护等工作。 辅导员应积极做好所负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。 第三章 档案内容 第七条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容： （一）学生入学材料：入校前学习期间的档案材料或工作期 间单位人事部门的档案材料、录取通知书、高考电子档案、体检 表等； （二）学习成绩材料：包含各门课程的学习成绩单； （三）毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》《普通高 等学校毕业生就业报到通知书》（存根）、毕业生体检表等； （四）奖励证明材料； （五）违纪处分材料； （六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派 的组织审批材料； （七）学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、延长学习 年限、入伍、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料； （八）服兵役期间形成的档案材料； （九）其他应当归档的材料。 第四章 档案的收集、鉴别与归档 第八条 新生入学时，由学院负责接收学生档案材料，并及 时做好汇总、整理和核查等工作。核查完毕后，学院应形成新生 档案材料核查报告，填写新生档案材料核查表，存档备查。经核 查，学生档案材料有缺失的，应由辅导员负责将信息反馈到学生 本人，并督促其及时查找、补齐相关档案材料。 第九条 学生档案形成部门要按照有关规定规范制作学生档 案材料，建立学生档案材料收集、整理、归档机制，在材料形成 之日起一个月内主动将新形成的档案材料送交学院归档并履行移 交手续。各学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理 工作，及时将完整的档案材料归档。任何部门和个人不得私自扣 留、截留应归档材料。 第十条 学生档案材料必须真实、完整、齐全，文字清楚， 对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签 字后方能归档。 第十一条 归档材料一般应为原件，特殊情况存入复印件的， 应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；归档材料须统一 用A4 型的公文用纸或学校规范表格，字迹材料应当符合档案保护 要求；符合归档要求的材料，必须及时放入学生档案袋；归档材 料应按内容分别整理，确保完整、详实、规范、有序。 第十二条 学籍异动学生的档案材料（休学、复学、退学、 转学