商务秘书实务第三章_办公室日常事务管理教材教学课件.pptVIP

二、时间管理 时间管理的意义 时间管理理论 ABCD工作法的要点 有效的时间管理的方法 为上司安排时间表 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品与耗材的名称和类型 1.纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔记本；速记本；专用本册（如现金收据本）。 2.笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。 3.小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器。 4.归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳。 5.办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用墨盒等。 机用磁盘、磁盘盒等。 二、办公用品的采购 合理计划 正确选择办公设备和办公用品的供货商 选购办公设备的注意事项 三、合理计划与预算 要了解组织的财务制度和报销规定； 要清查现有库存，了解各部门所需办理用品的种类，数量和质量； 做出计划，估算金额，再根据经费的开支情况，财务制度写出明细表。计划要具有预见性、可行性、合理性。既要切实可行又要赋予远见； 确定采购预算的核算基数，在进行市场调研多基础上，确定采购的品种、型号和规格，然后，编写预算方案，并要在实践中不管调整、完善方案； 确定要购置的设备耗材是当前或预期所必需的且考虑与原有设备的匹配关系； 确定要购置的设备和耗材所放置的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行； 对不同供应商货物的性能价格供货地点支付方式及售后服务进行比较及选择。 四、正确选择办公设备和办公用品的供货商 （1）提供的价格和费用 （2）质量和交货 （3）售后服务 （4）安全可靠性 五、选购办公设备的注意事项 在自己的职权范围内，依照单位程序订货购置，多征求使用者的反馈意见。 按照采购程序与供方确定购货内容、总费用和售后服务等事宜，并形成整套购买文件。 按照进货验货程序所购置设备和办公用品的型号、质量数量价格及相应单据。 若发现提供货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系。 最后按单位规定与财会部门办理或存放购买货物的相关文件及单据。 六、办公设备和办公用品的进货和保管 办公设备及办公用品接收的程序 库存保管中应采取的措施 七、办公设备及办公用品接收的程序 1、先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物； 2、发现数量不对，应及时通知采购部门联系供应商； 3、接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付贷款； 4、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中； 5、接收后，要及时更新库存余额； 6、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； 7、订立物品发放制度，确定物品发放人。 八、库存保管中应采取的措施 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。 2、各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。 3、新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过期，而不得不销毁。 4、体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。 小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的面前，以便于见到和领取。 储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 九、库存登记卡的内容 （1）项目：库存项目偏利惟准确描述，包括大小、颜色和数量，例如Ａ４白文件纸。 （2）单位：货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。 （3）库存参考号：给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，例如Ｃ４，柜子编号Ｃ架板编号４。 （4）最大库存量：项物品应该存储的最大数量，这个数字考虑到费用、存储空间和保存期限。 （5）再定货量：当库存达到余额这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量。通过考虑多少物品需要能保证业务的正常运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。 九、库存登记卡的内容 （6）最小库存量：当余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订货，以保证货物在很短的时间就能交货。 （7）日期：必须记录所有行动的日期。 （8）接收：记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字应该记录在卡片的前头——在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。 （9）发放：记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人或部门。 （10）余额：在每一次处理后计算物品库存余额。在物品接收时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量 十、填写库存记录的目的 准确的库存记录用来保证大量的资金和空间不被不必要的库存占用； 能监督个人和部门对物品的