[建筑]天津外国语学院文书立卷及归档规范.doc

天津外国语学院文书立卷及归档规范 为加强对学校各类档案的立卷和归档工作，进一步强化档案规范化管理工作，充分发挥档案为学校教学、科研、管理服务的作用，根据教育部《高等学校档案工作规范》，结合我校具体情况，特制定本规范。 一、文书立卷 文书立卷，也叫组卷，它是文书部门将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，使用文书立卷特征把它们组成为一组组文件集合体——案卷的工作。 （一）立卷流程图 部门日常预立卷 ① 检查调整 ② 卷内文件排列 ③ 拟写案卷标题 ④ 卷内文件编号 ⑤ 填写/录入卷内文件目录 ⑥ 填写卷内备考表 ⑦ 填写案卷封皮 ⑧ 装订案卷 ⑨ (二)图释 ①部门日常预立卷： 各归档部门根据文件材料形成规律，参照《天津外国语学院档案归档范围》，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。 ②检查调整： 在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。 ③卷内文件排列： 要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取那种排列方法，都必须注意几种固定的排列顺序：正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（签发稿）在后；转发件在前，被转发件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 ④拟写案卷标题： 标题是案卷封面上最重要的项目，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字，可先用铅笔在案卷封皮上填写，最后由档案部门审查后统一填写。⑤卷内文件编号： 为了固定卷内每份文件的顺序位置和方便查阅，卷内文件顺序应用阿拉伯数字统一编号。凡是有文字的页面都必须编写页号，任何一卷的页号均从“1”开始，其中卷内目录、备考表均不编页号，案卷的厚度不超过200页。 ⑥填写/录入卷内文件目录：其位于卷内文件之前，使用档案管理软件打印卷内文件目录。 1、序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号（阿拉伯数字“1”开始）。 2、文号：文件制发机关的发文字号，如:“津外院[2006]220号”。 3、责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。 4、题名：即文件标题，一般照实抄录或录入。无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”，自拟标题在不改变文件原意的基础上，可适当简化。 5、日期：文件的形成时间，即落款日期。例：2009.9.1，在档案管理软件中录入八位数 6、页次：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。 ⑦填写卷内备考表：卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素水笔或钢笔填写。 1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 2、立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。 3、检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。 4、立卷时间：填写立卷的时间。 ⑧填写案卷封皮：案卷封皮由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、页数、归档号、档号八项组成。 1、全宗名称：即立档单位名称，必须用机关单位的全称，如天津外国语学院（由档案部门统一填写）。 2、类目名称：指全宗内分类方案的第一级类目名称，按组织机构分类的，填写组织机构全称（立卷部门暂用铅笔填写，再由档案部门统一审核编写）。 3、案卷题名：即组合案卷时拟好的案卷题名（立卷部门暂用铅笔填写，再由档案部门统一审核编写）。 4、时间：填写卷内文件所属的起止时间（立卷部门暂用铅笔填写，再由档案部门统一审核编写）。 5、保管期限：将立卷时确定的案卷保管期限填上（立卷部门暂用铅笔填写，再由档案部门统一审核编写）。 6、页数：填写卷内文件的实际件数、总页数（立卷部门暂用铅笔填写，再由档案部门统一审核编写）。 7、归档号：即归档部门向档案部门移交案卷时所编的案卷顺序号（由档案部门统一填写）。 8、档号：由全宗号、目录号、案卷号组成（由档案部门统一填写）。 ⑨装订案卷：按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，采用三孔一线法装订。装订前要求： 1、拆除金属物：去