湖南师范大学出版类档案归档细则.doc

湖南师范大学出版类档案归档细则 一、归档范围的确定 （一）确定的原则 1. 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2. 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3. 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。 （二）归档的主要内容和重点 1. 归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审、出版等方面的内容。 2. 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。 （三）不归档的文件材料 1上级机关有关出版的普发（非专指高校），不办的文件； 2未生效的合同、协议书； 3不退、不用的稿件、非定稿的稿件； 4重份文件及校内单位发来的文件； 5无查考价值的事务性、临时性函件； 6校外单位交换来的材料。 以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。 二、出版文件材料的部门立卷和归档流程 （一）形成积累 1出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，及时进行补救。 2出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同清样或样书（均须写入目录内）原稿、审核材料等放入袋内。 （二）整理组卷 1.出版档案以出版物名称立卷。一般一期刊物及其原稿、审稿单组成一卷，出版本在前，原稿附后，每份文章的审稿单放在该原稿前；一部书稿视情况立一卷或数卷，样书在前，出版合同、协议书、出版请示和批复等材料依次在后。 2.跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。 3.出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题；刊物以刊名加刊期为标题。 4.出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。 5.编制页、件号，样书只编件号。 6.卷未备考表应逐项认真填写。 （三）归档验收 1.书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部（室）专（兼）职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，社部负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。 2.各社、部（室）的专（兼）职档案员应在次年五月底前，将上年应归档的出版档案，集中向档案馆移交，移交时打印移交目录一式二份，双方各执一份。 3.出版物版权转移到校外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。 （一）、出版社、各期刊编辑部序号归档内容保管期限本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久本校编辑出版工作的规章制度、统计报表永久上级有关编辑出版工作的文件长期编辑出版部门管理形成的其他文件材料长期以上由出版社、各期刊编辑部归档 出版物项目序号归档内容保管期限出版通知单、样书 永久 编辑出版合同、协议书 长期 出版请示和批复 长期 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单） 长期 各级审稿单或历次审稿意见及与作者的来往信件 长期 封面设计图样 长期 出版发行记录、发稿后的变化情况、稿酬、版税通知单 长期 获奖或受查处情况的文件材料 长期 有参考价值的读者来信、重要评论 长期 以上由出版社归档 期刊序号归档内容保管期限各种期刊及增刊每期的原稿、审稿单及出版本 长期 由各编辑部编辑发行的其他书刊的原稿、审稿单、出版本 长期 以上由各期刊编辑部归档 报纸序号归档内容保管期限《湖南师大报》每年的合订本 长期 《中学生理化报》每年的合订本 长期 以上分别由宣传部、中学生理化报社归档