夯实基础业务，共建档案资源-上海立信会计金融学院档案馆.ppt

（５） 在精选照片背面详细编写文字说明, 并填写小卡片, 整理成册。文字说明包括：（6各方面） 　　事由: 照片所反映的事件主题。 　　时间: 事件发生时间。 　　地点: 事件发生的具体地点。 　　人物: 照片中主要人物的姓名、身份。 　　背景: 对揭示事件主题具有—定作用的背景信息。 　　摄影者: 照片的拍摄单位和拍摄人。 （６）打印卷内文件目录和案卷移交目录,一式两份,双方核对无误后办理移交手续。 2. 实物档案的归档范围 （1）本单位（部门）集体或个人获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、 奖旗、荣誉证书、光荣册等荣誉类实物。 （2）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位（部门）的题词、锦旗、字画、工艺品等捐赠类实物。 （3）本单位（部门）举办或承办重大活动中形成的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念邮票、首日封、徽章等纪念品类实物。 （4）本单位（部门）成立以来使用过的牌、匾等牌匾类实物。 （5）本单位（部门）已宣布废止的各种印章（包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章）印信类等。 （6）反映本单位（部门）不同发展阶段的物品和有收藏价值的设备设施及重要建筑物的模型等； （7）其他具有保存价值的实物。 3. 实物档案的归档要求 （1）应归档的实物自形成后的次年六月底前向校档案馆移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交校档案馆拍照登记，再办理借用手续。 （2）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。 （3）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入校档案馆照片档案，两者之间要建立准确、可靠、一一对应的标识关系。 （4）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。 （5）所有实物档案归档时都应附说明 - 奖品归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位； 字画和礼品归档时应说明物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人； 印章归档时应附印模一式两份； 其他物品和设备设施归档时应说明物品名称、制作（制造）时间、有何代表意义等。 （6）实物档案的归档方式和归档时间： 归档方式: 定期归档 不定期归档 归档时间: 定期归档： 在实物档案形成或者获得的第二年6月底前移交档案馆 不定期归档：根据实际情况可以随时将形成和获得的实物档案移交档案馆 移交目录： 一式两份 （7）重点做好荣誉档案的归档工作： A 师生在各项教学、科研和管理活动中获取的局级以上荣誉证书、奖杯、奖牌 — 个人的：归复印件（含电子扫描件） — 集体的：归原件，需要加盖归档部门的公章 B 获取的各类奖项制做一个统计表： — 注明：获奖单位或个人、奖项名称、等级、颁奖部门、颁奖时间； C 师生在各项教学、科研和管理活动中获取的局级以下荣誉证书、奖杯、奖牌，由二级学院或部门保存 — 个人的：归复印件（含电子扫描件） — 集体的：归原件 （l）按重要程度排列 （2）按时间顺序排列：由单一作者，单一问题组合起来的文件可按时间排列 （3）由单一作者，几个问题组合起来的文件，按问题的重要程度结合时间排列 （4）几个作者，几个问题组合起来的文件，先按问题集中，然后按重要程度结合作者、时间排列 12.卷内文件排列 （5）案件材料，按有关要求的顺序排列 按重要程度排列 批复在前、请示在后； 总结在前、计划在后； 正文在前、附件在后； 打印稿在前、签发核定稿在后； 转发件在前、原件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后； 文字材料在前，图表在后。 13. 填写卷内目录的要求 ：?? （1）卷内文件目录放在卷首，每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，并打印出来。 （2）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字书写都应编写页号，页号的位置正面在右上角，反面在左上角。除了最后一份文件编写起止页号外，其余的都只编写起始号。 （3）卷内文件页号为3位数； 例：001 024…… （4）不装订文件，应在每份文件上编件号； （5）照片录音（像）带、光盘等声像材料应在其背面或装具上逐件编号。 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写， 一个文件一个顺序号。 文? 号：文件制发机关的发文字号。 ?例：立信会计金融党办﹝2016﹞ 5号 ??? ? 沪教委高﹝2016﹞12号 责任者：文件形成的单位或对文件负有责 任的署名者。?? ??例：立信金融党办…… ? ????没有责任者的要考查清楚后填写 题? 名：文件的标题 例：上海立信会计金融学院人事处2016年人事工作各类规章制度