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中科院西北院普通 报销单据填制流程 制作：计划财务处 教程 为便于各位职工、学生更加便捷、直观掌握财务借款、报销等各类单据的制作，中科院西北院计划财务处将常用的几种单据制作方式进行了归纳和整理。 因“普通报销单” 较常用，本份教程介绍该类单据的填制方法，并将核销借款的方式结合其中。其他单据填制版面尽管各具特点，但操作方式大同小异。其他常用报销单据的填制后续也会有简单的介绍。 操作说明 一、系统入口： 与借款单据的入口一致，先单击“图一”所示“财务系统”，跳转入“财务管理”界面。 单击“图二” 所示“我的报销”，选择单据类型中的“普通报销单”，进入“普通报销单” 查询界面。 中科院西北院报销单据填制流程 图一 第一页 图二 操作说明 二、开始制作： 在“普通报销单”查询界面内，单击右图所示“增加”按键，即可转入借款单据填制界面。 中科院西北院报销单据填制流程 第二页 操作说明 三、单据填制： 1、单行操作 ①为必填项，如实填写报销内容。 ②为必填项，填写票据张数。 ③处点击“增加”弹出“网页对话框”。 ④处默认与①处相同，如需填写明细，可修改。 ⑤填写该笔业务的金额，请务必计算准确。 点击 ⑥处下拉箭头，如有电子发票选择“是”，并在下一行填写电子发票号；如没有选择“否”，下面填写电子发票号行无法录入数据。 点击⑦ 处选择课题号，可至科研处将自己姓名添至常用课题，便于课题号选择（具体操作按照科研处要求执行）；如偶尔需在其他课题进行账务处理，可暂选择“0000000000”打印出纸质凭证后手动填写课题号。 全部完成后点击“保存”即可。 中科院西北院报销单据填制流程 第三页 操作说明 三、单据填制： 2、多行操作 如需要增加报销单据行，操作如下：第一行完成后，继续单击①处“增加”，再次弹出“页面对话框”，按照②所示填写报销事由（根据实际情况录入其他事由）、金额、有无电子发票和电子发票号，在③处选择课题编号，最后点击“保存”。 中科院西北院报销单据填制流程 第四页 操作说明 三、单据填制： 3、核销借款 在①处选择需要冲销的借款号，在其对应尾部②处填写本次需要核销的金额，如有多笔借款冲销，依次选择操作即可，③处会自动生成核销金额的合计金额。 中科院西北院报销单据填制流程 第五页 操作说明 三、单据填制： 4、款项支付 生成的单据如无借款冲销，或冲销后还需支付部分金额，可进行如下操作： 在“付款方式”处点击“增加”选择结算方式并填写相应信息；如多笔支付可重复上述操作，最后点击 “保存”即可。 付款方式按使用频率从多到少排列如下： 银行卡：对应个人账户，选择后请如实填写并认真核对开户行名称和银行卡号，尽可能使用工商银行的卡。 汇款：对应对公账户信息，请如实填写并认真核对账户名、银行账号和开户行名称。 现金：选择后不用填写其他信息。 *因采用无现金办公，请慎重选择“现金”支付方式。 中科院西北院报销单据填制流程 第六页 操作说明 三、单据填制： 5、检查核对 信息录入完成后，参照①所示位置，如需对“单据行”信息修正，那么请点击对应单据行后的编辑；付款信息可直接在需要修正出进行编辑，或点击应付款行后的“请选择”选择账户。 如单据行或结算方式需要整行删除，选择需要删除的行后，点击②处进行整体删除，再根据需要点击“增加”重新填写。 信息填写完毕后，可检查③所示上下两处金额一样即可。 中科院西北院报销单据填制流程 第七页 操作说明 四、单据保存： 信息录入完毕、核实后，可以点击图示的“保存”按键保存信息。跳转回“查询界面”。 中科院西北院借款单据填制流程 第八页 操作说明 五、单据打印、提交： 1、在“查询界面”点击对应报销单行尾部①处“编辑”进入“编辑界面”。 *请务必在携单据到财务办理报销业务之前，将单据提交财务。提交后，该单据会转为“待审核”状态。 中科院西北院借款单据填制流程 第九页 操作说明 五、单据打印、提交： 2、建议先点击①完成报销单据的打印。 打印：打印报销单据。 打印明细：当支付行较多时，在报销单据上无法全部显示，点击该键可以打印出支付明细。 点击②“提交财务”即可。 中科院西北院借款单据填制流程 第十页 ① ② 操作说明 六、提交后打印： 如提交之后发现单据需要修改、重新打印可通过下列方式： 在“图一”内 ①选择“状态” 中的“待审核”，再点击②“查询”可以看到提交到财务的单据。 在“图二”点击对应报销单行尾的“编辑”，进入“普通报销单”编辑界面如“图三”所示，可打印信息。 中科院西北院借款单据