激励篇之时间(通用)概要.ppt

激励篇之——时间 我们若要生活，就该为自己建造一种充满感受、思索和行动的时钟，用它来代替这个枯燥、单调、以愁闷来扼杀心灵，带有责备意味和冷冷地滴答着的时间。－－高尔基 时间的概念 合理分配时间 有效利用时间 时间与人生 时间的概念 时间的概念 在我们眼中，时间就是随时随地，在有效利用中，发挥出事倍功半的效益；在闲在时，悄然溜走；在荒废中，给我们惨重的教训。 子曰：“生无所息”，告诉我们的是要充分利用时间，而不是慌慌张张，操劳一生，但又碌碌无为。 合理分配时间 时间管理的重要性：占绩效1/4比重 时间管理没做好，忽略事情轻重缓急的顺序，就如同把鹅卵石留到最后，却放不进罐子里的道理是一样的。重要性最高的事情，最后分配的时间所剩无几，怎可能有工作绩效可言？ 合理分配时间 我们认为「绩效＝工作成果＋工作品质＋时效＋成本控管」，可知时间管理的能力，至少占工作绩效1/4比重。她举例说，假如A代表「已成交的客户」，B是「有希望成为客户的人」，C是「待开发的客户」。一位有良好时间管理的员工，分配在A、B、C的时间，就应该是B＞C＞A，先将B培养成A，再将C培养成B，最后才是维系跟A的关系，如此才有良好的绩效。 合理分配时间 对主管来说，时间管理更显重要，因为主管能处理事情的时间，比下属更有限。一位主管除了要处理自己的事情，还要兼顾下属的事情，并且确保团队绩效。然而偏偏很多事情，下属往往是到了无法处理，或是很紧急之际，才会往上呈报，这时已经没剩多少时间可以处理了。也因此，主管比下属更需要做好时间管理。 有效利用时间 时间管理第一课：分辨轻重缓急 「时间管理出问题的人，最常犯的毛病就是时间分配不对，没有按照事情的轻重缓急，给予每一件事情应有的时间，」中华民国中小企业专业经理人协会理事涂绍懿说。鹅卵石就好比是第一类「重要且紧迫的事」；小碎石是第二类「重要但不紧迫的事」；沙子就是第三类「不重要但紧迫的事」；水则是第四类「不重要也不紧迫的事」。涂绍懿说：「很多人抱怨时间不够用，关键原因是优先级搞错了。」 有效利用时间 涂绍懿曾任职于寿险公司，一位同事离职时，把某个从事土地代书的客户移交给她。刚接手没多久，代书先生就来电，劈头不停地抱怨。30秒后，涂绍懿挂掉电话，直奔天母拜访这位代书先生。她足足花了3个小时，听对方抱怨过去的服务品质，好几次她都恨不得站起来，拍拍屁股走人，但还是克制下来。最后总算抱怨够了，代书先生给她一句话，「合约拿出来吧！我可以签了。」 为了那位客户的抱怨，涂绍懿将当天其它约访一一改期。「很多人最不想碰的就是客户抱怨，可是客户抱怨往往是第一类『重要且紧迫的事』，应该第一优先处理。如果压后，很可能就会失去这位客户」她说。 合理分配时间 最大时间管理迷思：重要但不紧迫的事 陈蕙儿曾经辅导过一个印象深刻的个案。一位企业家第二代的执行副总，每天都非常忙碌，总是在处理紧急状况，一天到晚抓着员工跟他一起加班。陈蕙儿到他办公室一看，「哇！除了办公桌上堆满了公文，连茶几上也都堆积如山」陈蕙儿登场怔在那里。 执行副总坦言，他并没有区分事情重要性与紧迫性的习惯，一律按事情发生的顺序处理，此外又有应接不暇的应酬、电话和访客，才会导致他经常积压公文。「员工抱怨他的slow motion（动作太慢），抱怨得要死，」陈蕙儿辅导的第一天，就有不少员工向她诉苦。 陈蕙儿看出他犯了两大时间管理通病，一是没有区分事情轻重缓急 ，二是事必躬亲。于是教导他执行目标管理，并且开始授权。 之后，这位执行副总不再亲自批阅每一份公文，只检核每周各部门计画表，表中详列每周工作进度，以及即将到期的工作。此外，每月固定开一次主管会议。「结果员工加班时间减少一半」陈蕙儿说。 有效利用时间 时间管理的陷阱，主要出现在：人的惰性往往将「重要但不紧迫」的事，拖到变成「重要且紧迫的事」。最容易浪费时间的则是：不速之客来访或者朋友请托，虽然不重要但紧迫，很容易让你放下手边工作。最可怕的就是：爱管闲事，交际应酬，对个人工作绩效毫无建设性。 有效利用时间 谨守80/20法则分配时间《80/20法则》这本书提到，在我们所做的努力中，通常有80％的收获，来自于20％的时间付出；另外80％的时间付出，则只带来20％的结果。 有效利用时间 大部分的人把80％的时间，花在无意义的事情上，却只留下20％的时间，给真正重要的事情。她举例说，客户抱怨的处理，和不速之客到访比较起来，前者就应该分配到更多时间。同样的80/20法则，陈蕙儿则认为，时间应该安排八分满就好，留下20％的时间处理突发事件。「这样的分配方式，也可大大减轻工作压力」她说。 有效利用时间 避免会而不议：准备大纲，准时开始，准时结束一般人最常浪费时间之处，涂绍懿归纳出五点：