ZDJT-XZ-ZY01公文管理作业指引.doc

公文管理作业指引 编号：ZDJT-XZ-ZY01 （主责部门：综合部） 编制 日期 审核 日期 审批 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 审批人 1、目的 规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率。 2、术语 2.1公文：是指集团公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件 综合部 综合 经营部 经营 财务部 财务 成控部 成控 材设部 材设 工程部 工程 法务部 法务 部门发文建议仅限：部门会议纪要、工作联络单； （a）以中大集团党支部名义发文：渝中大建党字〔2012〕×号 （b）文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用阿拉伯数字表示，从1号开始按顺序递增。 （c）公司红头文件及对外文件的编号由综合部统一编制和管理，如集团的文件编号由集团综合部负责，子（分）公司的文件编号由综合部负责；部门之间发文不需加红头。 举例：如集团颁发某种命令性文件，文件编号统一用：渝中大建发〔2011〕3号；如工程部发出工作联络单或通知，文件统一编号用：工程字〔2012〕1号。 9.2公文编号的基本要求 编号管理权限划分：各部门的对内发文，由各部门按本文规范自行编号管理，其它发文由综合部统一编号管理； 10、公文的签发 10.1发文处理程序：拟稿（会商）→审核→签发→缮印→校对→签署用印→登记→分发→立卷→归档→销毁。 10.2公文签发权限： 流程审核事项 发起部门 审核程序 审批 备案 内外部发红头文件（集团） ①集团各部门 ②分管领导 ③综合部 ④总经理 中大集团董事长办公室 内外部发红头文件（子、分公司） ①子（分）公司各部门 ②分管领导 ③综合部 ④总经理 外部发文抄送至综合部 10.3公文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，原稿由发布部门归档保管。 10.4公文行文规则： （1）行文应当确有必要，注重效用。 （2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 10.5草拟公文应当做到： （1）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。 （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短精炼。 （3）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。 （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（7）应当使用国家法定计量单位。 （8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 10.6修改公文的要求： （1）主旨是否和党的方针政策相一致，是否和上级有关规定相一致； （2）公文内容是否有和以前所发文件精神不符的地方； （3）事实、人物、数字、情节、时间、地点、引语等有无不准确不真实的地方； （4）提法、措辞是否合情合理，符合客观实际，能否行得通； （5）观点有没有不全面的地方，是否正确、周密严谨； （6）行文名义有没有不当之处； （7）文种名称是否准确，有无混淆； （8）公文标题是否用得恰当； （9）主送机关和抄送机关有无遗漏，有无滥发乱送现象； （10）文件发文号有无错误，有无附件，签署是否齐全； （11）主旨突出与否，层次清楚与否，结构完整与否； （12）有无逻辑上的毛病； （13）有无语法上的毛病，语言是否简洁通顺，标点是否恰当； （14）语言是否得体。 11、收文管理 11.1收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理。 11.2外部收文类型包括： （1）政府部门（党、政、工、团）文件； （2）行业主管部门文件； （3）外单位或个人因公重要函件； （4）重要接待信息； （5）其它外部重要信息等。 11.3外部收文处理流程包括：签收及登记、拟办、审核、批办、承办、注结、归档等； 11.3.1所有外部来文、信函、资料等，原则上均由综合部统一先签收、登记，再转交，特别是以下外来文： （1）涉及经济、法律责任与纠纷的； （2）政府、合作单位等外来文件原则上由综合部统一签收、拆封、编号、登记并处理； （3）上级发来的文件或注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件除注有密级亲启外，均由综合部统一签收、开拆、登记后处理。