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企业档案工作和企业档案工作规范PPT
企业档案工作和《企业档案工作规范》
企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成,是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展,在企业资产保值增值和延续企业历史和文化等方面具有不可或缺的地位和作用。
为适应新形势(WTO要求的法规一致性、采用国际标准)、新条件(信息化建设)、新观念(信息作为生产要素、无形资产)的新要求, 国家档案局于2009年11月制定了《企业档案工作规范》(DA/T42—2009)作为中华人民共和国档案行业标准。;;;;; 标准化工作的渐进性,我国标准化建设开始是以单项标准为主。即,过去制定标准是先从个案入手,对某项具体业务进行规范。随着标准化建设的深入,单项标准越来越多,现在倒过来看,如果有框架,那么更利于我们组织编制相应的标准,就如同盖房子先要有基础和框架一样。《企业档案工作规范》正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求,体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是《规范》对档案资产价值的界定,对企业档案信息化的要求,对企业档案工作组织体系与规章制度建设,创新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认识新观念。;;;;;;; 工作滑坡,档案工作没有抓手,急切希望有一个引导性的文件。《企业档案工作规范》将是在新的历史条件和新的技术条件下,促进和规范企业开展档案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展,企业档案工作必须规范化。
第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分,是档案工作服务党和国家中心工作的主战场。在完善社会主义市场经济体制的进程中,公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度下的各种类型、规模和所;;;; 三、《企业档案工作规范》的贯彻与实施要求
企业改革发展的实践表明,管理的作用越来越重要,而规范化管理也日益成为企业参与市场竞争的利器和企业管理通行的做法。企业档案工作多年实践同样证明,规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。
1、转变观念,提高对企业档案工作的认识
一是建立档案属于企业核心信息资产观念。
二是企业档案管理服务于企业的管理控制。
要使企业领导和员工认识到,现代企业制度的“产权清晰、权责明确、管理科学”要求和现; 代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”的要求,没有有效的档案管理支撑将难以实现。
三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。
随着经济全球化加快和我国走出去发展战略的实施,企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同时,随着信息技术的普及,国际上对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。发达国家已经出台多项针对公司业务、财务数据的强制性法规(见第二章),企业档案记录、电子数据的保护与管理则成为法规制约的焦点所在。企业生产、经营; 和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制约企业行为的关键。“法规遵从”理念的出现使企业档案管理日益重要。
四是有效档案管理为企业服务创经济效益。
企业设立的主要目的是创造财富和价值;企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值,而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有不可须臾或缺的独特作用。因此,有效的企业档案管理是为企业服务、能够创造经济效益的重要活动和工作。企业档案工作要围绕企业的中心和发展目标开展,要以服务企业经济效益和企业资产保值增值为中心和目标。 ; 五是全员参与是有效档案管理的保障
全员参与是有效管理的一项重要原则,它特别是针对涉及范围广的管理活动。如产品质量,不仅仅是由产品的加工决定,还要涉及原材料、设计、程序、运输、销售安装等环节,只要没有被最终用户消费前,都是产品质量的控制环节。档案管理也是如此。文件形成、办理、流转、积累、整理、归档、保管、安全等,都决定着当前及今后的利用效果或服务质量。而各个环节中真正影响档案产品(服务)质量的关键——真实、完整、准确、系统和可靠等,恰恰不在归档后的档案管理阶段,而是在文件的形成、积累、整理等环节。
; 只有在领导高度重视下的全员参与才是有效档案管理的保障。因此,向文件形成者宣传档案法律法规的要求,宣传他们对确保文件完整、准确、系统的责任与义务,宣传有效档案管理给他们工作带来的效率与方便,宣传档案工作对确保他们合法权益的价值和作用等,是贯彻实施《企业档案工作规范》的重要内容。《规范》中有多
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