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中海地产监理资料归档要求和作法2
深圳市海富建设监理有限公司
监理/咨询资料归档的具体要求和作法
为规范公司监理/ 咨询资料归档工作,确保公司承担监理/ 咨询任务的工程项
目的监理/ 咨询资料的真实、完整和齐全,加强监理/ 咨询资料的管理与归档工作,
以利于更好地开展今后的监理/ 咨询工作,特编制本规定。
一¡ 监理/ 咨询资料归档的管理:
1.公司对监理/ 咨询资料的归档管理体制采取分级负责制。公司一级由总工程师
负责,配置档案室及专职管理人员,建立健全工作制度。监理/ 咨询部一级由
项目总监或总监代表负责,并设专职或兼职资料员具体完成资料的收集、整
理和归档工作。
2 .监理/ 咨询资料以监理/ 咨询项目(监理/ 咨询委托合同)为单位进行归档。监
理/ 咨询资料按移交对象分成两类分别整理归档:交建设单位类(按市城建档
案馆要求)及交公司工程部档案室类。在监理/ 咨询合同终止后或监理/ 咨询部
撤消之前,监理/ 咨询部应分别按照两类档案形成要求整理监理/ 咨询档案,经
项目总监或总监代表审核后,移交建设单位或工程部档案室。
3 .在目前情况下,除按市城建档案馆要求需要向建设单位提供的监理/ 咨询资料
外,其他监理/ 咨询档案暂不向建设单位提供。如建设单位提出要求,应在《工
程监理/ 咨询委托合同》中明确,并适当收取编制费用,由监理/ 咨询部在整理
归档时一并编制完成。
4 .工程部档案室保管的监理/ 咨询档案保存期限分为长期、短期两类。长期的保
管期为10—30年,短期的保管期为5年。保管期间需要查阅时,应办理借阅和
归还手续。对超过保存期限的监理/ 咨询档案,应由公司档案室管理人员清点
核对,登记造册,经工程部经理批准后销毁,并作文件销毁记录。
5 .监理/ 咨询档案字迹要清楚,签字要齐全,不得弄虚作假,不得擅自涂改原始
记录,违者按有关规定查处。
6 .监理/ 咨询资料、档案在收集、整理、归档、借阅过程中如发生遗失、损坏,
应视情节轻重对责任人追究责任;对未能按本规定完成本职内监理/ 咨询资
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料、档案管理工作的,也应视完成情况给予批评和处罚。
二¡ 监理/ 咨询资料归档的工程项目范围
1.建筑面积在10000平方米以上的单栋住宅、20000平方米以上的住宅群或住宅
小区工程;
2 .非定型设计的高标准住宅、别墅、公寓,具有古建等特点的居住建筑;
3 .建筑面积在10000平方米以上的各类公共建筑;
4 .工业、仓库、场站等建筑工程;
5 .凡上述民用建筑和工业建筑进行较大规模的改建和扩建、抗震加固措施的工
程项目均应做监理/ 咨询资料的归档工作。
三¡ 监理/ 咨询资料归档的基本内容
6 .移交建设单位的监理/ 咨询资料档案按深圳市城建档案馆规定的《城建档案文
字材料目录》中工程监理/ 咨询文件材料内容要求(详见附页)进行组卷归档。
对于有关文件材料中建设单位已有原件者,监理/ 咨询部只需提供有关复印
件,并加盖监理/ 咨询部印章进行控制,不再提供原件。
7 .移交公司工程部档案室的监理/ 咨询资料可分十部分组卷:监理/ 咨询工作重要
文件、监理/ 咨询工作依据性文件、监理/ 咨询指令、审核签认文件、工程验收
记录及质量认证书、质量事故调查及处理报告、工程款支付证明、监理/ 咨询
内业台帐、工程声像资料、其他资料。具体内容见附表《监理/ 咨询档案基本
内容和组卷参考表》。
四、监理/ 咨询档案组卷的方法和要求:
1 ·组卷的基本要求
1.1以监理/ 咨询项目(合同)为单位进行监理/ 咨询资料的归档工作,每套监理
/ 咨询档案按先文字、再图纸、后声像资料的顺序组卷,每卷厚度不超过2
公分。
1.3每个装具可装一卷或多卷,但应不超过3卷,且同一装具内各卷的保存期限
应相同。文字资料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内;如文件材料
较少需装在一个装具内时,文字材料和图纸材料必须分别装订。
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1.4卷内文件材料的排列顺序,要求依据卷内的材料构成而定。同类文件按形
成时间的先后及专业顺序排列,如可按土建、暖卫、电气专业排列先后,
其中各专业再按时间排列,以便于查找。案卷内一般顺序为:封面、目录、
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