中海地产监理资料归档要求和作法2.pdf

深圳市海富建设监理有限公司 监理/咨询资料归档的具体要求和作法 为规范公司监理/ 咨询资料归档工作，确保公司承担监理/ 咨询任务的工程项 目的监理/ 咨询资料的真实、完整和齐全，加强监理/ 咨询资料的管理与归档工作， 以利于更好地开展今后的监理/ 咨询工作，特编制本规定。 一¡ 监理/ 咨询资料归档的管理： 1．公司对监理/ 咨询资料的归档管理体制采取分级负责制。公司一级由总工程师 负责，配置档案室及专职管理人员，建立健全工作制度。监理/ 咨询部一级由 项目总监或总监代表负责，并设专职或兼职资料员具体完成资料的收集、整 理和归档工作。 2 ．监理/ 咨询资料以监理/ 咨询项目（监理/ 咨询委托合同）为单位进行归档。监 理/ 咨询资料按移交对象分成两类分别整理归档：交建设单位类（按市城建档 案馆要求）及交公司工程部档案室类。在监理/ 咨询合同终止后或监理/ 咨询部 撤消之前，监理/ 咨询部应分别按照两类档案形成要求整理监理/ 咨询档案，经 项目总监或总监代表审核后，移交建设单位或工程部档案室。 3 ．在目前情况下，除按市城建档案馆要求需要向建设单位提供的监理/ 咨询资料 外，其他监理/ 咨询档案暂不向建设单位提供。如建设单位提出要求，应在《工 程监理/ 咨询委托合同》中明确，并适当收取编制费用，由监理/ 咨询部在整理 归档时一并编制完成。 4 ．工程部档案室保管的监理/ 咨询档案保存期限分为长期、短期两类。长期的保 管期为10—30年，短期的保管期为5年。保管期间需要查阅时，应办理借阅和 归还手续。对超过保存期限的监理/ 咨询档案，应由公司档案室管理人员清点 核对，登记造册，经工程部经理批准后销毁，并作文件销毁记录。 5 ．监理/ 咨询档案字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假，不得擅自涂改原始 记录，违者按有关规定查处。 6 ．监理/ 咨询资料、档案在收集、整理、归档、借阅过程中如发生遗失、损坏， 应视情节轻重对责任人追究责任；对未能按本规定完成本职内监理/ 咨询资 Word版房地产资料来自: /dichanchina 料、档案管理工作的，也应视完成情况给予批评和处罚。 二¡ 监理/ 咨询资料归档的工程项目范围 1．建筑面积在10000平方米以上的单栋住宅、20000平方米以上的住宅群或住宅 小区工程； 2 ．非定型设计的高标准住宅、别墅、公寓，具有古建等特点的居住建筑； 3 ．建筑面积在10000平方米以上的各类公共建筑； 4 ．工业、仓库、场站等建筑工程； 5 ．凡上述民用建筑和工业建筑进行较大规模的改建和扩建、抗震加固措施的工 程项目均应做监理/ 咨询资料的归档工作。 三¡ 监理/ 咨询资料归档的基本内容 6 ．移交建设单位的监理/ 咨询资料档案按深圳市城建档案馆规定的《城建档案文 字材料目录》中工程监理/ 咨询文件材料内容要求（详见附页）进行组卷归档。 对于有关文件材料中建设单位已有原件者，监理/ 咨询部只需提供有关复印 件，并加盖监理/ 咨询部印章进行控制，不再提供原件。 7 ．移交公司工程部档案室的监理/ 咨询资料可分十部分组卷：监理/ 咨询工作重要 文件、监理/ 咨询工作依据性文件、监理/ 咨询指令、审核签认文件、工程验收 记录及质量认证书、质量事故调查及处理报告、工程款支付证明、监理/ 咨询 内业台帐、工程声像资料、其他资料。具体内容见附表《监理/ 咨询档案基本 内容和组卷参考表》。 四、监理/ 咨询档案组卷的方法和要求： 1 ·组卷的基本要求 1.1以监理/ 咨询项目（合同）为单位进行监理/ 咨询资料的归档工作，每套监理 / 咨询档案按先文字、再图纸、后声像资料的顺序组卷，每卷厚度不超过2 公分。 1.3每个装具可装一卷或多卷，但应不超过3卷，且同一装具内各卷的保存期限 应相同。文字资料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内；如文件材料 较少需装在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须分别装订。 Word版房地产资料来自: /dichanchina 1.4卷内文件材料的排列顺序，要求依据卷内的材料构成而定。同类文件按形 成时间的先后及专业顺序排列，如可按土建、暖卫、电气专业排列先后， 其中各专业再按时间排列，以便于查找。案卷内一般顺序为：封面、目录、