(精选)秘书理论与实务2-1值班工作课件.ppt

《秘书实务》值班 [知识目标] 值班工作的内容、任务和要求 [能力目标] 能够安排值班工作 [教学重点] 如何安排值班工作 [教学方法] 讲解、讨论、案例分析法 任务四 值班工作 任务导入 国庆节期间，公司将按照国务院的有关规定，放假7天。为了加强国庆期间公司的安全保卫工作，公司安排了值班。10月6日，轮到办公室高山秘书值班，到午夜时分，高秘书忽然接到保卫的电话，说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总，说有急事要找张总，高秘书接到电话后该怎么做。 任务分析 随着生产力和科学技术的发展，业务联系，人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日内发生，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，因而需要有人值班，以补正常工作日的不足。 国庆7天长假，天地公司当然也得要安排人手值班，以确保整个单位正常运转。 按照人员来分，值班可分为： （1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班； （2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。 按照时间特征分，值班可分为： （1）永久性值班，单位专门设立的值班室； （2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。 在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。 （二）编制值班表 平日需要有人值班的办公室 节假日值班办公室 2．值班表的内容 　（1）列出值班时限和具体值班时间。 　（2）按照要求填入值班人员姓名。 　（3）标明值班的地点。 　（4）标明负责人姓名或带班人姓名。 　（5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。 　（6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。 某集团公司国庆放假值班表 值班 时间 值班人 员姓名 值班 地点 值班 电话 带班 领导 值班 任务 10月1日 张×× 办公室 总经理 1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。 2、接待和指引来访人中。 3、接收分发文电邮件和书报杂志。 4、处理临时发生的事情。 5、注意安全，防火防盗。 10月2日 李×× 办公室 副总经理 10月3日 王×× 办公室 副总经理 10月4日 郭×× 办公室 行政办主任 　注意 　事项 1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分 2、做好值班记录。 3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，以便及时调整人员。 其他样式的值班表 点击添加标题 （三）工作的内容、任务 负责信息沟通和通讯联络 负责公务接洽和来访接待 处理突发事件确保安全 做好值班记录保持工作连续 1、负责信息沟通和通讯联络 接受并登记紧急文件 收受并转送电报 2、负责公务接洽和来访接待  （１）外来人员登记表 序号 姓名 性别 单位 乘坐车辆 携带物品 办理 事项 进入时间 出门时间 备注 （２）来访接待记录表 来访人姓名 来访人单位 接待时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分 内容 拟办意见： 领导意见： 处理结果： 值班人签字： 编号： 值班人： 3、处理突发事件确保安全 （2）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。 4、做好值班记录保持工作连续 值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。 （３）值班日志 年 月 日 星期 值班人： 承办事项： 1、 2、 3、 待办事项： 处理结果 其他样式的值班日志