香江控股公文管理制度培训2012.7.ppt

香江控股公文管理制度培训 编制时间：二O一二年七月 培训内容一览 香江控股公文管理机构和职责权限 行政部是公文管理的归口管理部门，负责公司层面公文收发、下发、归档，以及公司公文管理整体统筹和监督执行；总裁办协助对控股本部正式下发的公文进行审核，监督公文管理的规范化运作。 下属项目公司综合管理部或行政人事部分别负责相应单位的公文收发、 下发、归档，政府部门来函的督办、回复执行等工作。 管理原则：分级管理，逐级监督 控股公文流转流程 香江控股公文格式指引 控股公文的发文类型和公文字号 控股公文格式规范要求 控股外来公文管理 一、公文写作要求 公文语言形式：实用性、规范性、格式性 公文语言风格：准确、简练、平实、庄重 在文种选择上：根据事项内容使用相应文种，不能混用。（共10种） 在行文结构上：一文一事，层次分明，先概况说明，后详细阐述。 在表达方式上：平铺直叙，露而不藏； 引用恰当，叙法适宜。 控股公文格式规范要求 二、用纸、打印和装订要求 ◎ 版式要求 1、纸型为国际标准A4型纸，一般每页排22行，每行排28个字;空行字体应调为四号仿宋体字,张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定 ； 2、需要装订的公文：左侧装订,页边距一般为：上侧页边距为25mm，下侧页边距为25mm，左侧页边距为30mm，右侧页边距为25mm。 ； 3、不需要装订的公文：页边距按照word系统的默认值使用，即上下边距为25.4mm，左右边距为31.7mm； 4、页眉左上角使用公司标识，右上角标注发文单位规范简称，五号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚小五号宋体，第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米； 5、页码在页脚底端居中标注，页眉、页脚、页码用宋体五号标识。 ◎ 打印要求 单面打印；页码套正。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。 ◎ 装订要求 1、签发人下空2行，用小二、华文中宋，可分一行或多行居中排布； 2、回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当； 3、公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号； 4、转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。 控股公文格式规范要求 第一、置于公文首页签发人以上的各要素统称文眉； 第二、置于签发人（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称正文； 第三、置于第一条黑色反线以下的各要素统称文尾。 三、 公文的结构要求 控股公文格式规范要求 【文眉部分】 ◎ 版头 由发文机关全称或者规范简称加上“文件”二字组成，用套红小初黑体字居中印在公文首页上部；联合行文时主办单位应当排列在前。 ◎ 发文字号 1、由发文单位代字，加上“字”或“函”，加年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数字标注，年份标全称，用六角括号“【】”括入； 2、在版头下空1行，用三号仿宋体字，居中排布； 3、发文代字一般为2-4个字，代字取发文单位的前一两个字，决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要在发文代字后加上“字”，工作联系函、函后面加上“函”，同一发文单位的代字应统一。 发文字号下4mm处印一条与公文主体等宽的红色反线。 ◎ 秘密等级 如需标识密级，用四号黑体，顶格标识在第一行右上角，格式为“★”+密级：+秘密等级 ◎ 签发人 签发人姓名列于前述红色反线右下侧，“签发人”用小三仿宋体字，后标全角冒号，由签发人签署姓名或者标识电子签名。 【主体部分】 ◎ 公文标题 1、签发人下空2行，用小二、华文中宋，可分一行或多行居中排布； 2、回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当； 3、公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号； 4、转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。 控股公文格式规范要求 【主体部分】 ◎ 主送 标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至文尾，放在主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 ◎ 公文正文 1、用四号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格； 2、数字、年份不能回行； 3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。 ◎ 附件 1、公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称； 2、附件如有序号使用阿