《会议管理方案》201103-v1版.docVIP

会议管理制度 制 度 制 订 版本 制定时间 拟订部门 执行部门 审批签字/日期 《会议管理制度》201103-V1版 2011年03月 行政人事部 修 订 记 录 修订标记 修订处数 修订日期 修订执行人 审批签字 说明： 1、行政部负责本制度的起草工作。 总经理负责本制度的核准工作。 3、本规范自_______年_______月_______日起实施。 会议管理制度 1、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。 2、适用范围：公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。 （一） 会议组织 1、公司级会议，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。 2、部门会议，由分管公司领导批准，主管部门负责组织召开。 3、与外单位有关的，在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。 （二）会议安排 1、 为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。 2、 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司行政部，以便提前做好协调。 3、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。 4、 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 （三）会场纪律 1、与会人员须遵守会议时间，会议开始前到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。 2、保持会场环境，严禁吸烟。 3、遵守会场纪律，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。 4、与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。 5、会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，离场时须保持轻动作，不影响会场秩序。 （四） 会议室管理 1、 会议室由行政部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政部提出申请，由行政部统筹安排。 2、会议室的卫生由行政部安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。 3、会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。 会议室的使用制度 目的：为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。 适用范围：公司会议室的使用与管理均应参照本制度执行。 会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用，行政部将负责协调。 会议室由行政部派专人管理。各部门若需使用，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排。 3、一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。 4、如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，如超过分钟未达到会议室，行政部有权对会议室的使用另作安排。 参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。 参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用单位按价赔偿。 会议室的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。 会议结束后，使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系，关好门窗、空调、投影仪和音响设备。 会议设备管理制度 目的： 为加强对会议设备的管理，确保会议设备的正常使用，特制定本制度。 适用范围： 公司各项会议设备管理均应参照本制度执行。 会议设备的使用与管理 公司会议设备由行政部统一管理，其他任何部门或人员未经行政部主管人员同意，不得接触和使用会议设备。 2、相关部门和人员在会议室召开会议时，应爱护室内各项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如确需挪动位置，应在会议设备保管人员的技术指导下进行，否则造成的后果由当事人承担。 会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的，应及时向行政部报告，分析原因，明确责任，并要求责任人作出赔偿。 会议设备的保管与维护 1、行政部指定专人负责办公设备的保管工作，当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时，应及时指派其他人员接管。 2、会议设备保管人员应定期开展检测工作，一般每 周检查一次，并做好检查记录，发现问题及时处理，以确保会议设备正常运行。 3、会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。 4、会议设备因老化、损耗及其他原因报废时，由行政部提出申请，经专业人员检测后，报总经理审批，审批通过后