德硕采购管理方案第4稿.docx

为加强物资管理，合理而有计划地组织物资采购、供应，最大限度的节约资源，确保所采购的物品符合规定要求，特制定本制度。部门职责：制定采购战略规划与年度计划。根据建造计划、物料需求计划制定采购计划，经批准后组织采购实施。材料采购的供应商、非材料采购的办公用品、印刷制作、承运商、承包商、策划、审计咨询等合作伙伴的选择、考评与管理工作。负责采购、实施与管理工作。采购部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；负责建立和完善采购的成本控制系统（如根据采购周期制定安全库存、信贷政策等），确保采购资金的使用效率。受理各类采购申请单。负责各类供应商信息的更新、收集、分析。完成领导交办的其他任务。采购管理制度第一条：本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、建造房屋所需物资采及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告、策划、办公、审计、咨询、运输车辆等非材料采购。第二条：采购申请建造房屋用材料： 由项目部需求提出申请，按核项目采购流程进行审批后，提请采购部。需要进行公开招标的，采购部按招议标管理办法采购。设备、工程类：由需求部门提报，“设备采购申请单”，并附技术标准，按核项目采购流程进行审批后，提请采购部。需要进行公开招标的，采购部按招议标管理办法采购。 办公用品、礼品、招待用品、耗材类：由需求部门提出申请，按办公用品采购流程进行审批后，提请采购部。行政管理部设立办公用品仓库，应有合理库存，公司所用办公用品有使用需求时，统一到行政管理部领用。有采购需求时行政管理部汇总各部门“办公用品采购申请单”经行政管理部经理、行政总监审核后签字批准，提报采购部请购。原则上每月采购一次。运输类：工程项目需要车辆时，提前一天报次日用车计划。内容包括：需求车辆型号、到车时间、发货地点。其他需要走配货物流的部门。该部门应填写发货申请单，内容包括：货物名称、数量、重量、体积、收货人准确地址、联系人以及联系方式等资料分管领导签字后上报。公司车辆的维护与保养：由只限于公司车辆并由采购部指定地点，行政部登记安排；使用人提出申请，行政部填写“设备请修单”并注明所需件的名称、规格、数量、标准要求等内容。第三条：询价询价、比价、议价A、采购部收悉“申请单”后，应依请购材料的缓急进行先后处理。需要参考市场行情、历史采购记录、历史报价、同行报价，两人选择三家以上供应商进行比价或分析后议价，对于厂商的报价资料经整理后，采购部应该深入分析，以电话等联络方式向厂商议价，作好市场询价记录（采购询价记录表附后），择优择廉购买，同时保管好《采购询价记录表》以供以后参考和审核，保管期限为一年。若厂商报价的规格与请购材料的规格略有不同或者属代用品时，采购部门应附书面资料在“申请单”上给予证明，回发至请购部门或使用部门会签意见。接到事先以电话通知的紧急采购材料时，一般采购部应现行询价、议价，待接到申请单后，按照一般采购程序优先办理，特殊情况先采购。审批权限及流程询价完成后，于“申请单”后附“询价记录”，详细填写询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”、“报价有效期”与“付款周期”，经采购部经理审核后，根据请购核准权限依次呈核。采购流程第四条 订购与合同采购部门接到经核决后的“申请单”后，向供方以电话或者传真方式确定交货日期与地点、包装方式、付款方式，可以以书面或电子、传真或邮寄方式订立合同或供货通知书，同时采购部门要对合同或供货通知书编入相应的编号，便于日后存档和管理。如属于分批交货者，则应通知请购部门，并在合同中注明。（二）需与供方签订年度合同的，以采购部下发的“（年度供应商）中标通知书”为准，采购部门拟妥长期合同书，依采购流程办理。第五条 交货的办理（一）按照单项业务跟踪负责的原则，由负责该采购材料的采购人员跟踪整个流程到入仓库结束，并落实质检单、入库单及发票，并配合质量部门、物料申请部门跟踪物资使用情况，如出现质量或技术问题及时沟通。（二）验收。1、材料到货到时采购人员通知仓库，仓库安排卸货地点和卸货人员，A、需要公司外部称重的，由采购部、相关部门人员一同在现场确认。B、需要做检测的，采购部做“物资检验申请”，并提前通知质检部（目前没有此部门，由谁负责），质检在申请单注明的时间内出具检验报告并及时通知采购部取单。质检部门负责跟踪该材料在生产现场使用中质量，如有异常，应联合工程部、质检部门以及相关使用部门出具书面的质量问题报告反馈采购部，采购部则通知供方换货、限期整改、质量索赔。 C、无需检测的，则由请购部门或使用部门负责现场检测，及时将检测结果反馈采购部，不合格的由采购部退换；合格的，办理入库手续，一经入库视即为合格产品，采购部完成采购责任。 卸货完毕后，仓库确认数量（需开具检测报告的待检测合格）无误后，办理入库手续。采购部接