采买管理办法.docVIP

山西绿景房地产开发股份有限公司 公司用品采买管理办法 第一条 总则 一、为加强公司物资采购管理，规范采购申报程序，节约经费开支，提高采买效益，加强公司作风廉政建设，特制订本管理办法。 二、公司采买人必须廉洁奉公，增强工作责任心，不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害单位利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。 三、员工要发扬勤俭持家、艰苦奋斗的工作作风，厉行节约，反对浪费，提高物品使用效率。 四、公司采买应遵循公开、公平、择优的原则。 五、本管理办法适用范围为公司所用采买物品及公司车辆的加油、洗车、维修、保养、保险等。 第二条 采买负责人 一、公司办公区的各类物品采买及公司车辆相关开支由车亮负责； 二、工地各类物品的采买由李超、王明明负责。 第三条 公司用品采买要求 一、供货商的选择 1、公司用品和固定资产的采购原则为“择优、择廉、先优后廉”。物品采购要在相同品牌、质量、配置要求的基础上，以价格最低的进行采买。 2、采买低值易耗品或价值较低的办公用品（1000元以下），如：硒鼓、复印纸、饮用水，可以选择较为固定的供货商合作，选择供货商的原则是在同等型号、品牌商品的基础上以质优价廉为首选。 3、采买电脑设备或价值1000元以上的物品，申报人需提供至少三家符合公司要求的供货商报价，报价及供货单位信息要向行政部及设备使用部门负责人公开。 4、大型物品（10万元以上的工程、设备物品）可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式进行选择。 5、公司所有员工对采购物品价格均享有知情权和监督权，同时也可向总经办提供优质供货商信息。 二、采买申报流程 各部门在采买之前要根据工作需要制定采买计划，并填写《采买申请表》，经部门领导审批后上报至总经理、董事长，获得批准后经办公室交由采买人方可购买，其他部门或个人不得擅自购买。 三、采买方式 1、 小型或零星物品的采购由采买人和行政专员一同采购，食堂蔬菜及用品由采买人和食堂管理员一同采买。 2、凡采用招标、竞争谈判方式的，相关部门要负责组成临时招标、谈判小组，在进行市场调研、多方比较的基础上，经集体讨论提出意见，报至公司，由总经办做最后确定。 3、每年初都要对长期采买的物品进行新的询价，以质优价廉的供货方为合作方。 第四条 验货付款和报销程序 一、所采购的各类物品到货后，由采买负责人按送货单进行确认付款。 二、每次所采买物品应先办理入库手续，公司各类办公用品由库管刘云飞验收，公司各类食堂用品由食堂管理员武建华验收。验收人要详细登记所购物品信息，经核对（名称、规格、数量、单价、总额、质量等）无误后，在物品清单上签字验收，做为采买人报销凭据。 三、采买人报销时要提供采购物品数量及价格清单并附上采购人员及验收人员的签字。 四、如有差错，及时通知采买人联系供应商进行退换货处理；并实行一票否决制（如供货商提供的物品出现一起假、冒、伪、劣或与实际购置不符物品，一票否决，通报全公司，不予再次使用该供应商。） 第五条 分发和保管 一、所采买的办公用品由库管统一分发到所用部门，用品分发后作好登记（写明分发日期、品名与数量等）。 二、摄相机、照相机等精密贵重办公物品，由库管统一管理、入帐，指定专人使用，严禁外借。 三、各部门如有需要退库的办公用品应先到行政部登记备案，然后交于库管保管。 四、员工在变动、离职时，所保管和使用的办公物品要在办公室的监督下，认真办理移交手续，不得带走，且《工作交接表》上必须有库管的签字确认。 第六条 采购纪律与罚则 一、参与物品采购的人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害单位利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。 二、物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入公司财务帐内，不得提成给经办人。 三、对违规采购的人员及行为,视情节对责任人做出退货、罚款、赔偿等处罚；严重者可对责任人作调离工作岗位、辞退处分；触犯刑法的要依法起诉，追究当事人的法律责任。 第七条 本办法自下发之日起执行。 办公室 二〇一一年十一月十八日