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浅谈现代企业管理中的会议沟通 摘要：沟通无时不在，沟通无处不在。一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反地一个不成功的会议管理人，花费了数月或数年计划，却因为现场协调不好而使会议失色，即一个好的会议沟通决定了一次合作甚至一个企业的成败。 关键词：企业 管理 会议沟通 随着改革开放和社会主义市场经济体质的并确立和不断完善，企业在我国国民经济的地位越来越重要。在社会主义市场经济中企业的经营状况直接关系着国民经济的发展。而在企业中必不可少的就是会议，有效的会议对于一个企业来说是十分重要的，所以对于会议沟通企业要十分重视。 会议沟通是群体或组织中互相交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。通过会议沟通，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是上行沟通的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属的意见和建议。随着会议的开展，会议现场的讨论会越来越激烈，这就需要与会者有良好的素质和很强的沟通能力，才能使会议能够顺利的进行，才能确保会议有条不紊，顺利圆满的完成。有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时间占其总时间的三分之一之多。由此可见，会议开得好坏、效率高低，直接关系到管理效能的高低。然而，目前我们的会议却存在许多问题，或者过于频繁，或者过于冗长，或者流于形式，既浪费了宝贵的时间，又达不到预期的目的。所以，会议沟通对于企业来说及其重要。 现代企业强调给员工提供更多的参与机会，鼓励管理者与员工一起做决策以创造更加和谐的工作氛围。会议开得成功与否取决于会议的组织，因此，为了使会议有成效，必须做好以下三个阶段的工作： 一、会前准备 首先，要明确会议的必要性，确定会议到底有没有必要进行，要进行到何种程度。其次，一要确定会议的目标，一旦确定了会议的主题和必要性，就应当设置一个具体的目标，如达成协议或通过策划方案等。再次，必须拟定会议议程，明确会议主题和目标以后，就可以决定会议议程了。而后，要准备会议文件并分发预阅资料，与此同时，要确定好会议主持人，确定与会人员。最后，必须预定好会议的场所，并按照职位高低及其他不同身份排好座次。 二、会议议程控制 会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。因此，会议议程的设计应遵循以下原则：明确主题；确定主次；注意实效；适时调整；提供背景资料。 1、作好会议内容记录 一份完整会议记录资料对于会后执行会议决议、检查会议效果，甚至下次会议的召开都起着至关重要的作用。通常，会议记录的任务由会议秘书承担，这项工作也是非同小可的，需认真对待。 一份完整的会议记录资料对于会后执行会议决议、检查会议效果，甚至下次会议的召开都起着至关重要的作用。正式会议记录应该包括下列基本要素：（1）会议名称；（2）日期；（3）起止时间；（4）地点；（5）主办者；（6）出席人员；（7）缺席人员；（8）会议主席致开幕词并宣布会议议程；（9）会议过程；（10）会议决议；（11）下次会议的时间及地点等。 2、安排好会议中的角色 研究表明，会议的有效与否很大程度上取决于会议中的角色。一个正式会议中的角色一般包括会议主持人、会议秘书或者记录员与其他与会者。要使会议成功，会议中个角色的同心协力是很重要的。会议中的各角色分别是：主持人，其他与与会者，会议秘书。 主持人在会议中影响最大。不论开会的原因是什么，营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对于主持人来说都是非常重要的，因为这样的氛围能够确保每个人都拥有一种轻松的心情，使所有与会者能够积极参加并各抒己见。一般来说，会议基本上是按照预定的议程来进行的。但是，在实际会议过程中，与会者对问题的不同看法往往会将会议拖人无休止争论的泥潭。如何规避这样的风险？会议管理专家发现，必须有一个优秀的会议领导者：严格掌控会议进度。 首先，简短明确的开场白。开场白是一段经过充分准备的系统、简洁、有明确宗旨的3~5分钟的发言。其次，合理分配发言时间，尽可能使有关人员知无不言。再次，准确恰当的阶段总结。对于会议的议题常常不是一个，所以对会议进行阶段性总结很有必要。及时准确的总结能保证圆满的结束上一个议题，并顺利开始下一个议题的讨论。最后，准确高效地结束会议。要准时高效地结束会议，一是要做到预留足够时间做结语，二是要确定工作妥当分配。 3、会议　在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。 　 　 会议的主要决定和行动方案 　 　 回顾会议的议程，表明已经完成的事项和待完成的事项 　 　给每位与会者一点时间说最后一句话 　 　就下次会议的日期地点等事项达成一致意见 　 　对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者表示祝贺，表达你的赞赏，然后大声说：谢谢各位