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浅谈电子文件的有效管理 旬阳县环境卫生管理所 靳美荣 摘　要：电子文件与传统文件在载体、使用和保存方式等方面均不同，电子文件在管理过程中面临新问题，本文就电子文件的管理提出了相应的办法。 关键词：电子文件；问题；管理 前 言 电子文件是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件操作方便、传递快捷、存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，成为改革、发展和增效的宝贵资源。在广泛使用的过程中也提出了新问题：如何对电子文件进行科学有效的管理。 一、电子文件管理存在的问题 目前，对电子文件管理的重要性认识不足，仍按习惯停留在纸质文件管理上，所以，在电子文件管理方面有以下问题： 1、对电子文件的认识不足 其一，没有充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行整理、鉴定和归档；其二，没有采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法改动和其他损害；其三，电子文件处于自生自灭状态，或者草稿性的电子文件未被保存，或者全部保存导致数量过大，增加了管理和使用的时间和精力。 2、传统文件的保存模式 纸质文件只要避开天灾人祸，遵守保管要求，就能长期保存。电子文件则不然，电子文件依赖于软硬件设备，当设备将信息记录于存储载体后，就离不开设备，只能上机读取，不能直接读取。电子文件易被更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些因素影响了电子文件的有效使用和长期保存。 3、计算机更新换代对电子文件保存的影响 随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文件的长期有效使用增加了难度。 4、办公自动化与电子档案的不兼容 采用计算机及网络的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的软件。二者的设计单位不同，在各自的软件环境下采用的电子文件格式不同，因此有些电子文件须先转为规定格式后归档，有些无法转换，增加了电子文件归档的难度。 二、 电子文件的科学有效管理 要把电子文件管理好、开发利用好，为更好地提供服务做好准备。那么，如何对电子文件进行科学有效的管理呢? 1、管理要点 电子文件保管的最终目的是保障电子文件的信息安全。影响电子文件安全的因素有许多方面，但大致上可以分为两个方面：一是由于非物质的逻辑因素引起的信息丢失或损害；二是由于物质载体损坏等物理因素而造成的信息丢失或损害。刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案2002. [4] 丁海斌等.电子文件管理基础.中国档案出版社,2007. 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。?2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。（一）、福利待遇?1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：月工资÷（本月天数-休假天数）2、过节费按正式员工的1/2发放。3、按正式员工标准发放劳动保护用品。（二）、休假?1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。?2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。4、不享受探亲假、婚假。?二、员工入职准备?1、身份证复印件一份，原件待查。2、学历证明复印件一份，原件待查。 ?3、县级以上人民医院的体检报告。4、4张一寸照片?5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。三、行政手续?1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关用品。?2、发放工作牌，办理考勤卡。?3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。?4、将试用期人员带入用人部门。四、用人部门指引1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门，向其介绍今后工作中要紧密配合的部门及员工，同时介绍公司内公共场所的位置，包括会议室、停车场、洗手间等。3、与试用期员工进入面谈，商讨入职后的工作安排，并向试用期员工描述其工作的部门架构，岗位名称，职务，岗位职责等。简单介绍将来的职业发展方向和目前工作时遇到的实际问题。?4、教会试用期员工使用生产工具或办公用具。5、公司有活动要及时告知试用期限人员。?6、与试用期人员进行正面沟通，引导其工作，及时了解试用期员工在工作及生活中存在的问题并帮助其解决。 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有------