采购及付款作业的内部审计.pdfVIP

第6 章 采购及付款作业的内部审计 通过第5 章关于企业内部审计工作统筹的介绍，我们了解到，对企业内部控制体系的审计，是可以 分解成一个一个作业程序来分别予以审计的。分解成一个个项目的内部审计，能使内审人员与各个业务 执行部门进行系统、细致的沟通，便于“顺藤摸瓜”地，逐一确认正在执行的内部控制的各个环节是否 存在控制漏洞，是否存在重大错误或舞弊行为，能使内部审计工作变得简单和方便驾驭。这就好比外科 医生给从高处摔下来的攀岩运动员进行查体，他可能按头部、胸部、内脏、四肢等身体的不同构成部分 分别进行体检，初步诊断哪个部位可能受伤严重，然后再对相应的部位开展有针对性的专业检查和治疗。 内部审计工作区分不同作业循环来执行审计工作，就好比医院的各个科室，按外科医生给的初步诊断， 每个科室执行自己科室的检查工作，通过不同的仪器和程序，逐一确认这个攀岩运动员到底哪里可能存 在伤病。 从本章起，我们将按采购作业控制、生产作业控制、销售作业控制、财务管理控制和人力资源管理 控制等几大职能部门的特点，逐一介绍这些部门的内部控制的关键点和对其进行内部审计的具体审计程 序和方法。 采购部门作为企业资金运动的起点站，在企业内实现着“由货币资金转变成生产资料”的职能，它 同时是企业产品质量的源头保障，是降低企业生产成本的重要手段。为了实现采购部门的采购职能，一 般企业均须建立系统的采购及付款作业规范或作业标准。在本章中，我们就来介绍采购业务的内部控制 程序和内部审计人员对其进行审计的具体细节。 6.1 采购及付款作业介绍 任何一个企业，无论其处于哪个行业，也不管其规模大小，都一定存在采购作业。采购包括的内容 可能非常广泛，如采购原材料、商品、固定资产、无形资产和工程物资等。不管企业采购什么，与采购 业务相关的内部控制基本可以分为两部分：即采购过程控制和付款过程控制。为了简约起见，在本节中， 我们以生产企业的原材料采购为例，来说明采购及付款业务的工作过程和对应的内部控制情况。 6.1.1 采购及付款作业流程图 原材料采购作业，是按照企业生产部门及相应辅助部门提出的原物、料的需求情况，选择适合的厂 商订货，并要求厂商在规定的时间内送货，办理验收入库，取得合法有效的发票并付款的全过程。简约 的原材料采购及付款作业的流程及对应的执行部门可以用图6.1、图6.2 和图6.3 表示。 备注：采购作业从请购到订购再到收货，最后是付款，本身是连续不间断的过程，为了方便说明， 我们把整个采购过程人为地划分为“请购和订购作业流程”、“收货作业流程”和“入账及付款作业流 程”。 ·2 · 图6.1 ：请购和订购作业流程及对应的执行部门示意图 ·3 · 图6.2 ：收货作业流程及对应的执行部门示意图 ·4 · 图6.3 ：入账及付款作业流程及对应的执行部门示意图 通过这两个示意图，我们对采购部门的工作内容和与采购相关的各个部门的配合情况有了非常直观 的了解。虽然不同企业在实际执行采购作业时，可能会在执行步骤和具体执行部门上存在差异，但是， 采购控制中合理分工、不相容岗位需由不同人员甚至不同部门来分别执行、所有作业均需经核准后才可 实施等控制方法是一样的。 在采购作业中，还有一个与采购过程密切相关的作业内容，就是厂商开发及管理控制。因为开发出 适合企业的合格厂商，不但能保证企业及时获得必要的原物料，而且通过合理的厂商选择控制和管理控 制，能为企业产品的原物料提供质量保证，最大限度地降低企业的成本。与新厂商开发及管理作业相关 的流程如下图6.4 所示： ·5 · 图6.4 ：新厂商开发及对应的执行部门示意图 之一 ·6 · 图6.4 ：新厂商开发及对应的执行部门示意图 之二 从上图可以看出，对于新厂商的开发和合格厂商的管理过程，本身也是企业内部分工、合作，授权 和监督的管理过程。 备注：为了直观地说明内部审计的工作内容，我们假定企业组织结构较为简单。从第6 章开始，本 书涉及的所有实例，我们设定企业