接待管理标准手册.doc

第一章 总则 第一条 对外接待是企业行政事务和公关活动的重要组成部分，为了使对外接待工作更规范、有序、高效、节约，全面展示企业形象，为企业更好的经营营造良好的外部发展环境。通过制度的确立来减少接待工作对个人的依赖，使企业内部各单位在对外接待的过程中有统一的标准可依，特制定本手册。 第二条 本手册适用于新能源公司以及各单位一切对外接待事宜。公司总经理办公室为对外接待主管部门。 第二章 适用范围 第三条 本管理手册原则适用于XXXX公司一切对外接待事宜。 第四条 业务流程可以因时因地，依据客观环境做出变动。 第三章 接待原则 第五条 接待工作遵守“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人乘兴而来、载兴而归。 （一）平等原则: 来宾不论职位高低，都要平等相待，做到不亢不卑。 （二）对口原则: 按照分口负责、同级对等的原则接待。 （三）节约原则: 须做到标准适度，小支出、大成果。 （四）周密原则: 接待程序衔接通畅，接待服务细致周到。 （五）保密原则：介绍公司必须保守公司秘密，应遵守商业回避原则。 第四章 接待分类 第六条 接待工作在日常工作时间中占有较大比例，鉴于来访人员地位、目的、人数以及与企业的关系各不相同，为了做好接待工作，减少因接待任务过多对企业日常经营带来的负面影响，高效圆满做好接待工作。将来宾分类，并按相应原则接待： 分类 级别 分类依据 接待方案 主抓单位 A1级 国家级重大接待 国家省部级以上领导、自治区、市重要领导前来企业考察、交流。 重大接待实施方案 总经办 A2级 商务型重大接待 重大客户、大型企业高层前来企业考察、交流、洽谈 重要接待实施方案 综合业务部 B1级 自治区级重要接待 职务较高，影响较大的省厅局级领导、各地州市级重要领导前来企业考察、交流 重要接待实施方案 总经办 B2级 商务型重要接待 职务较高，影响较大的同等规模企业高层管理人员前来企业考察、交流、商谈等 重要接待实施方案 综合业务部 C级 一般接待 行政类地州、市级一般领导，各委、局领导，业务关联企事业单位领导等前来企业调研、考察、交流、业务来访等 一般接待实施方案 综合业务部主抓、相关部门协助接待 D级 零星接待 各单位客户、普通政府交流培训班等，与企业业务无关联的其他企事业单位人员、访问人员、学习交流人员前来企业学习、参观等 不做方案 综合业务部主抓、相关部门协助接待 E级 大型会议、商务活动 由公司主办的对外重大会议如行业研讨会、客户座谈会、大型交流会等 成立项目小组，制定相应的会议安排和会议议程 由对口相关单位负责，综合业务部协助 第七条 A1、B1、E级别的接待总经办组织成立接待工作小组，根据接待方案安排具体工作； 第八条 A2、B2级别接待，市场管理部牵头，总经办配合，相关对口单位配合做好接待工作； 第九条 C、D级别接待，相关对口单位具体负责，总经办协助做好接待工作。 第五章 接待流程 第十条 接待流程图 需求部门人员即时获取信息（纸介或电子）→信息确认（接待申请单报综合业务部，销售类报市场部备案） →上报综合业务部主管批复→综合业务部呈总经理或市场总监审批→拟定计划书（准备汇报材料）→下达正式计划书→ 落实计划书→综合业务部会同有关部门检查接待准备情况并修正其中的问题 → 接待当日提前2小时综合业务部做最后检查→接待开始→ 接待结束→现场整理→将材料归档→总结接待得失，改善工作流程。→重大接待，综合业务部部负责录音、照片、录像的整理并制作简报 第十一条 接待流程说明 1.各类接待由接待联络人填写接待信息联络单并提前至少三个工作日将接待信息联络单递交综合业务部处，销售类接待要求报市场管理部备案。接待联络人负责信息获取以及与对方确认接待信息：来宾名单、陪同人员名单、来宾到公司时间、路线、迎接地点、与对接方互留通讯方式。总经办按获取的信息将来宾分类。 2.总经办接待主管将接待信息联络单、接待计划书草案上报至总经办主任处，附对方来函。 3.综合业务部主管呈公司行政主管批示。并由领导确定相应接待参与人员。 4.总经办接待主管将公司领导审阅过的接待草案经修改后下发。 5.综合业务部根据制订的接待计划以电话和OA两种形式将接待信息和计划通知参与人员并落实，并在接待前1小时提示有关领导。 6．综合业务部会同相关部门检查接待计划的落实情况，提出改正意见限期完成。 7.接待当日提前2小时，综合业务部接待负责人做最后检查。 8.接待负责人与来宾队伍保持联系，综合业务部通知各单位就位，接待开始。 9.接待结束。 10.综合业务部会同有关部门清理接待现场。 11.对于重大接待，综合业务部负责整理、出版接待情况简报并制作展板。 12.对于重大接待，由综合业务部通知各相关单位召开接待总结会议。 13.综合业务部总结该次接待得失并