公司合同订单管理规章制度.doc

公司合同管理制度 第一章?总则 第一条?为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有规范行为导致的纠纷，依据中华人民共和国《合同法》及相关法规，结合我公司实际情况，特制定本管理制度。　 ?第二条?我公司对外签订的所有合同，均适用本管理制度。　 ?第三条?公司财务部是公司合同管理机构，在公司法定代表人领导下，负有以下职能：　 ?1、负责修订和完善公司合同管理制度，指导各部门制订合同管理实施办法；　 ?2、负责制订公司自用合同的格式文本；　 ?3、负责编写有关合同管理的流程及要求；　 ?4、负责解答合同签订、履行等方面法律问题；　 ?5、会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；　 ?6、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况；　 ?7、参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；　 ?8、负责公司合同文本的归档工作。公司销售合同由内勤助理专门负责合同管理的收发具体工作。 ?合同的签订 　?第四条?签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过评审程序评审后，方可批准签订。　 ?第五条?公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。　 ?第六条 合同的填写内容要求准确完备合法，书写清晰。如：客户名真实的全名，联系电话能打通，安装地址准确，销售产品规格型号数量准确无误，合同总价、预定金、收款方式准确清晰规范。合同签订日期一定要填写，这牵涉到售后服务期限。　 第七条?非格式销售合同，经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性，法人单位的一定要附营业执照，和个人签订的合同一定要有身份证复印件。签订前要进行充分比价，在满足质量品质的前提下选择性价比最高的供应商，必须要就完备售后保障条款，工程项目合同的一定要有百分之十的质保金。 第八条?属投标中标的项目，经办人要召集有关部门共同审查业主招标文件，确定我方投标书主要条款。　 ?第九条?公司对外签订的销售合同，应使用格式文本签约。小额销售的可采用公司销售定单的格式签订，杜绝既无合同有无定单的销售。销售外的合同，必须采用合同书形式，经协商签订合法合规的合同。所有合同及订单均应加盖公司合同专用章为合同成立要件。 第十条?经办人应将准备签约的合同文本及相关材料送交公司总经办。公司总经办应在时限内会同有关部门对合同内容进行审查，并书面提出审查意见。对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。　 ?第十一条?批准人应当根据审查人的审查意见，决定合同的批准。 第三章?合同的履行　 ?第十二条?合同依法签订后，即具有法律约束力。履行部门必须认真履行合同，确保信誉。 第十三条?对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。　 当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知公司总经办，共同商定应对措施。　 履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解。并收集好相关证据。 第十四条?履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由相关责任人负责书面签证、来往信函等资料的保管。　 ?第十五条?合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度第二章关于合同签订的程序办理。　 ?第十六条?合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。 第四章?合同文本领用及归档管理　 第十七条 ?销售合同的领用到内勤助理处登记领用，每个销售员一次最多领用三份合同，合同签订后交还内勤助理处登记归档。领用一周内没签完的销售合同也要按时归还内勤助理处。签订好的合同内勤助理按时交回财务入账。销售合同以外的合同由签订人走财务、总经办审批流程后交回财务归档。 第十八条?合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料及时移交公司财务部。　 ?第十九条?公司财务部应当做好合同文本及相关资料的归档工作。