零星材料管理规章制度.doc

零星材料管理制度 为规范零星材料的采购、领用、验收、分摊以及成本核算，明确零星材料的管理责任，特制订本管理制度。 一、适用范围 本制度适用于公司总仓、各项目部以及维修班组等使用各类零星材料时的管理。 二、管理职责 （一）材料处职责 1、负责零星材料的询价、审批和购买； 2、负责办理零星材料调拔的审批手续； 3、负责审核各项目部上报的零星材料分摊是否合理等情况； 4、负责零星材料款项的审批支付； 5、负责参与零星材料的验收； 6、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （二）总仓职责 1、负责按制度办理零星材料的出入库手续，并建立好台帐； 2、负责参与零星材料入库验收； 3、负责做好在库零星材料的日常管理工作； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （三）项目部职责 1、负责做好零星材料的领用、分摊手续，并建立好台帐和每月报表，按时上报公司材料处、督查处、土建公司等部门； 2、负责做好入库零星材料的验收； 3、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （四）土建公司职责 1、负责监督各项目部做好零星材料的领用、分摊等工作； 2、负责处理各项目部在零星材料分摊过程中存在的问题； 3、负责参与零星材料的采购询价； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （五）督查处职责 1、负责参与零星材料的采购询价； 2、负责监督各项目部、总仓是否按流程做好零星材料的领用、分摊以及是否建立好台帐、月报表； 3、负责参与零星材料的验收； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （六）财务处职责 1、负责参与零星材料的市场询价或对材料处、督查处等处室的提供价格进行核实； 2、负责审核材料处、总仓、各项目部的零星材料台帐； 3、负责审核零星材料采购款的支付依据； 4、负责审核零星材料分摊帐务； 5、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （七）其他相关处室职责 1、质安处负责对塔吊、井架、人货梯等特殊零星材料进行当面询价、参与确定供应商以及对材料款的支付进行审核； 2、物业公司负责对于维修类零星材料的到货验收； 3、维修班负责对维修使用的零星材料进行领用、明确分摊以及验收等工作。 4、房产工程处负责对维修班做出的维修零星材料分摊进行审核确认等工作。 三、零星材料的询价采购规定 （一）先询价审批后采购。 由材料处根据各项目部、总仓或维修班提报的零星材料采购需求，由材料处等处室通过以下三种方式先进行当面询价： 1、由材料处根据采购需求，发出采购询价通知给督查处、财务处、土建公司等处室，然后分别进行市场询价；询价通知上注明发票、运输方式、付款支付方式等要求，口径一致，否则会导致材料处与其他处室询价有出入。 2、由材料处先进行市场询价后，然后将询价单发至督查处、财务处、土建公司等处室进行询价审核。 3、由督查处、财务处、土建公司等处室向材料处推荐供应商，然后进行询价。 为不影响施工进度，上述询价各处室必须在材料处规定的时间内完成，并按照同质材料的最低价作为采购价，经各处室会签后由材料处上报总经理进行审批，审批后材料处方可进行实际采购。 对于采购量比较大的零星材料，必须通过招投标流程进行，具体参照《材料招标采购管理制度》执行。 如是通过询价方式进行零星材料采购的，询价单经总经理审批后有效期为一个月；如超过一个月采购该类零星材料的，价格没有浮动的，则由材料处写情况报告，经各处室汇签后上报总经理审批，按已审批的询价进行采购，原询价单的有效期可从情况报告审批之日起再延长一个月；如询价高于原审批价格的，由材料处按原审批价格与供应商进行协商处理；如询价低于原审批价格的，由材料处按最低价原则进行直接采购。 如零星材料询价在审批后在询价有效期限内价格有下跌或又有比询价更便宜的（同等质量、同等品质及规格型号、同等付款条件）供应商，则材料处必须按最低价原则进行直接采购；如询价高于原审批价格的，由材料处按原审批价格与供应商进行协商处理。 如在采购合同中明确约定价格的且在整个工程施工过程中，对该类材料不能随意更换的，则按采购合同约定条款执行。 如在合同中明确单价是按指定网站价格浮动的，采购合同签订后，在合同有效期限内按合同执行；如该类合同没有有效期限的，有效期限按1年计算，即从签订该合同之日起算起；合同有效期限届满后，进行重新招投标确定供应商。 （二）先采购后进行询价审批（针对特殊应急使用的零星材料）。 对于特殊的应急性使用的零星材料，由材料处询价后可以直接进行采购，询价手续必须在采购后十天之内补办完成。购买价若小于、等于询价的，按购买价进行结算；购买价若大于询价的，如货款未支付的，由材料处负责按所询的最低价与供应商进行结算；如货款已支付的，因采购人员未尽询价责任而草率购买，购买价明显高于市场价的，差价部分由该采购人员承担。 （三）特殊类