会展管理4：会议策划与管理幻灯片.ppt

会议策划的主要内容 （十一）会议预算 1、会议支出：交通费、会议室（厅）费、住宿费、餐饮费、娱乐演出活动费用、视听设备、杂费 2、会议收入：会务费、广告收入、赞助费 3、预算原则 保持收支平衡 创造一定程度的利润 即便超支，也必须保持在一定的金额之内 APCL 会议策划的主要内容 （十一）会议预算 会议预算的注意事项： 提早获取收入，如收取订金； 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。 一般会留出10%的应急费用 如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。 APCL 会议策划的主要内容 （十二）会议的休闲活动 参观、旅游、晚会等 APCL 会议策划的主要内容 (十三）会议报名表 应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息 姓名、职务、单位 地址、电话、传真、电邮 随行人员的信息（如果有的话） 到达离去的具体日期 住宿要求（如有此需要） 所选定的支付方式 备注 是否愿意参加一切社交活动的情况 APCL 文案写作：会议总体方案构成要素 1、会议的名称 2、会议的目标和指导思想、意义 3、会议的主题、议题和日程 4、会议的对象和规模 5、会议的时间 6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求） 7、主办单位、承办单位、协办单位等 8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等 9、会议的接待、后勤保障措施和手段 10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等） 11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式 12、其他需要说明的事项 APCL 第二节 会议现场管理 APCL 一、会议现场布置 （一）会议室的规格和布局 课堂布局 U型布局 中空方形和圆形布局 变形布局 圆桌布局 APCL 课堂布局 APCL U形布局 APCL 中空方形 APCL 一、会议现场布置 （二）布置会场所需要的时间 最大客容量所需的布置时间 会场收尾时间 需要的工作人员数 APCL 一、会议现场布置 （三）会议主题布置 会标的制作 会徽 台幕 主席台的布置 桌签的制作 座签的制作 与会人员坐席安排 APCL 主席台的布置 APCL 桌签 APCL 一、会议现场布置 （四）会场的装饰布置 旗帜、花卉、灯饰、工艺品等 （五）会场视听环境布置 1、会场听觉环境 2、视听设备与会议室的容量 1.5米原则、2：8原则 3、座位安排对视听的影响 APCL 一、会议现场布置 （六）其他服务细节布置 1、讲台 2、烟灰缸或“请勿吸烟”标志 3、水杯和水 4、文具 5、展示方向标志 APCL 二、会议注册管理 布置会议登记注册处 提前准备好注册表 按参会人员身份不同予以分别登记 注册工作人员应当经过培训 发放资料袋 APCL APCL 三、会议入场管理 限制入场管理 票券受理 APCL 四、会议录像、录音服务 五、商务服务 APCL 六、会议餐饮服务 制作团体菜单 预先做好准备，了解特殊需求 做好茶歇服务 其他注意事项 APCL 七、会议安全服务 会议防盗管理 突发事故处理 会议保密管理 （1）制定保密纪律 （2）技术保密 （3）文件保密 （4）会场保密 （5）新闻、宣传报道的保密 APCL 第三节 会议突发事件 对策的策划 APCL 会议突发事件的表现 主要发言人因为种种原因缺席 登记代表数量不足 发言人或某位与会代表言行不当 会议召开前会场出现意外 有国家性的重大活动与会议同期 出现重大的健康事故 恐怖袭击 交通问题 IT系统出现问题 APCL 方案设计 假设RAY和WILSON是海外某大学在中国区的招生负责人，预备在郑州召开一场招生说明会，吸引学生申请就读该校。请做一个详细的会议筹划方案。 APCL APCL 会议策划与管理 第一节 会议策划 APCL 会议概况 会议：是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 APCL 会议概况 —— 会议工作流程 1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 （4）确定方案，签订合同，预付定金。 APCL 会议概况 —— 会议工作流程 2、会中 （1）会议接待（2）会前准备 （3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮 （6）会议旅游 （7）会议娱乐（