会展项目策划与管理教学课件作者莫志明主编第九章节会议项目服务与管理课件幻灯片.ppt

会议现场布置 剧场型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 教室型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 公司会议型 二、会议期间服务流程 会议现场布置 宴会型 二、会议期间服务流程 会议服务策略 1．会前贵宾室服务 细节服务： （1）根据任务要求，将家具、茶具、烟具、鲜花准备好。 （2）室内四周摆放花草、屏风等装饰物。 （3）设专人领位岗，主动礼貌迎宾、领位。 （4）客人就座后，送上茶、毛巾或饮料。 （5）在客人谈话间歇时，添斟茶水饮料。 （6）等候服务时勤观察，不走动，不交谈。 （7）贵宾进入会场、宴会厅，按领位服务流程引领。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 2．商务会谈 细节服务： （1）会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环形会议桌，桌上铺设会议桌台布，座椅用扶 手椅，椅座与参加会议的人数相等，会场绿化高雅。 （2）高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国的国旗，东道主国国旗在左。 （3）会谈桌上必须准备文具、用品，为了保持会场安静，茶底盘上放一块折成四方形的小毛 巾或茶垫底。 （4）凡属保密会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场的时间。 （5）参加会谈的服务员，必须严守国家机密。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 3．重要会议 细节服务： （1）按会议类型与规格，选择合适的会议厅。 （2）按会议形式与人数，摆放会议桌和座椅。 （3）按客户要求，布置会场，挂条幅，设签到台、主席台、讲台、话筒等会议设施设备等，并适当布置花草。 （4）准备会议所需的文具、用品、席位卡等。 （5）准备会议期间的茶水、咖啡、点心等。 （6）服务员站在门口迎接客人。 （7）客人入座后，要及时送上茶水、毛巾等，做到热情服务，并保持安静。 （8）会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水、饮料、酒等的需求量，一般半小时添加一次，遇到举杯时，应及时送上酒杯。 （9）会议结束，在门口送客并道别感谢。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 4．贸易洽谈会 细节服务： （1）贸易洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。 （2）还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务使用。会议室要保持整洁卫生。当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水、咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。 （3）一般参加洽谈的客人对早、午餐要求从简，对晚餐要求丰盛些，因此在一日三餐的供应上，重点放在晚餐。 （4）洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴会，因此必须抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 5．签字仪式 细节服务： （1）根据接待单位选定的会议室，经全面清扫后，在厅的中央部位安放一长条形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨幅书画或用长屏风，两边摆放绿化，并准备好会议音响设备。 （2）签字台铺设优质台布，桌上放两国的国旗和两套签字用文具，另备一个吸干墨水器，并在相应部位安放两把座椅，鲜花放在中间。 （3）在距离座位约1米处，放置一排高低层踏脚板，以便签字双方人员站立合影。 （4）应事先按要求准备好祝贺用的香槟和香槟杯，供双方签字交换文本后，及时送上举杯共贺，如时间和条件允许，双方举杯庆祝后，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤去。 二、会议期间服务流程 会议服务策略 6．茶话会 细节服务： （1）茶话会因其优点众多，故广泛风行，会议多设圆桌椅子，自由入座，不排席位。 （2）茶话会应根据接待单位规定准备，一般只供应咖啡、红茶、绿茶、中西式点心、糖果、可乐。 （3）客人边吃边谈，要随时观察客人对饮料的需求量，一般半小时添加一次，过程添加2～3次为宜。 （4）茶话会中期和临近结束时，应各分送毛巾一次。 （5）茶话会的迎宾和送客一般都由接待单位代表在入口迎送。 二、会议期间服务流程 会议评估工作 会议评估是会议管理的一项基本工作。它是关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题。 1．会议评估的意义 （1）检查会议目标是否实现。 （2）看看与会者是否满意。 （3）明确会议的成功与不足之处。 （4）为写会议的总结报告准备材料。 2．会议评估的参与者 会议评估的参与者包括：与会者、会务工作人员、参展商（如果有会议附设展览的话）。 三、会议后续工作 会议评估工作 3．会议评估的内容 （1）会议议程及内容，包括：会议主题、议题的恰当性；会议议 程安排的合理性；会议发言人选择的得当性；会议张贴论 文，分组讨论的充分性。 （2）会议各项活动，包括：会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得 当；参观、访问、游览活动安排的合适性。 （3）会议附设展览活动，包括：展览场地的合