企业事业档案管理基础幻灯片.pptVIP

二、档案利用工作的要求 一)明确服务方向，坚定服务思想 推动企事业单位的改革与发展是我们的服务方向。具体的有: 1、为资产与资金管理提供优质服务 2、为质量管理提供科学依据 3、为技术创新提供条件 4、为市场营销提供准确信息 5、为民主管理提供有效凭证 二)熟悉档案、了解需求 1、如何熟悉档案 2、了解需要的方式 三)了解利用效果 目的有二个 1、是为了分析开发利用的效果，总结经验教训 2、是通过积累和宣传利用的效果，引起领导对档案工作的重视，扩大档案工作的影响。 * * 四)正确处理利用与保密的关系 利用与保密是一组矛盾，但从根本上说是一致的，都是为企事业单位的发展服务，因此片面强调任何一面都是错误的，关键是在确定开发利用范围和保密范围 五)正确处理利用工作与基础工作的关系 也就是要“两手抓”，一手抓基础、一手抓利用，因为没有完善的基础工作，就谈不上利用，同样没有利用，基础工作也就毫无意义。 * * 三、企事业单位档案的检索 是指通过对档案材料的内容和形成特征的著录，进行档案的信息加工，并存贮到检索工作之中，企事业单位档案部门借助编制的各种检索工具，及时查找到有关档案提供利用的过程。 （一）、几种常用检索工具及其编制方法 1、案卷目录 2、全引目录 3、分类目录 1)按《档案著录规则》进行著录，填制卡片 2)运用分类表和分类标引对每一条目进行标引并按 分类表体系排列。 * * 4、专题目录 1)选择题目 2)拟订方案，包括专题内容，分类排检方法，专题涉及年限、地区、人员分工等。 3)选材并同时填制卡片 4)组织排列，按照方案中的分类排检方法系统排列，不同类别之间用指引卡间隔。 5、指南 有档案馆指南、全宗指南、专题指南，也称档案馆介绍、全宗介绍和专题介绍。这里主要介绍全宗指南。 全宗指南用来揭示企事业单位档案全宗的情况，采用文章叙述形式。他是作用是报道企事业单位全宗信息，提供初步查检线索，帮助档案管理人员熟悉全宗内档案的内容与成份，更好地从事各项档案业务工作。主要内容包括： 1)立档单位的历史概况 企事业单位名称及变化情况、隶属关系、性质职能、内部组织机构、主要领导人。 2)全宗档案概况 来源、数量、所属年份、整理、鉴定、保管情况 3)全宗档案的内容与成份 一般先划分年度或时期，然后按照类别介绍，有特色的和价值较大的档案应重点介绍。 * * 四、 企事业单位档案利用的方式 （一）、档案阅览 通过开辟阅览室，供利用者直接查阅利用。企事业单位档案的利用服务方式。这是最常见的一种。 1、阅览服务适用范围： （1）是数量少，不方便借出 （2）是数量少，利用比较简单，没必要借出 （3）有密级，不适宜借出 2、阅览服务的条件 （1）、硬件条件：包括阅览桌椅、服务台、电脑设备、视听设备、复印机等 （2）、检索工具 （3）、规章制度：借阅手续、阅览须知等 （4）、要有服务人员　 工作人员的职责一是提供服务，二是对阅览过程的监护，防止损坏档案，保证档案安全，保护企事业单位的商业秘密。 * * （二）、档案外借 按照一定的制度，将有关档案借给利用者的服务方式。这是企事业单位的基本利用方式，在综合性档案馆中不常见。 1、适用范围 （1）、适用于企事业单位内部不便于离开工作岗位的利用者。 （2）、每次外借数量不宜多 （3）、外借档案皆应在机密级以下 （4）、机密、绝密、人事、会计等档案一般不外借，若有需要，须经领导批准 （5）、对易损档案、珍贵档案、孤本一般只提供复制件。 2、档案外借手续 企事业单位档案借出，要办理相关手续，填写档案借阅登记薄(有标准登记薄) 3、企事业单位应健全规章制度，采取必要措施，加强对借出档案的保护。借出档案到期未还的，应及时催还。因工作原因不能归还的要办理续借手续。 * * （三）、电话查档 （四）、网络查档 网络查档效率高，有利于保护原件。网络查档必须要的授权范围，以保护档案的信息安全 （五）、档案复制供应 (提供各种复制本) 1、档案复制供应的内容 （1）、为老产品再生产复制全套图纸 （2）、为产品设计、工程设计配套复制标准图、通用图和已有的设计成图 （3）、为科技成果进入技术市场复制图纸 （4）、产品维修、工程维修提供复制图纸 （5）、零部件加工制作复制图纸 （6）、为利用者提供所需证明材料提供复制件 * * （六）、档案陈列展览 通过向社会公众或在单位内部公开展示档案原件或复制件的方式，介绍企事业单位发展情况，宣传档案工作、公布档案史料。 主要环节：选题、选