会议组织管理暂行规1.docVIP

会议组织管理暂行规定 为规范公司会议管理行为，促进会议效率提升，特制订本规定。 1、会议原则 1.1 高效原则 会议以达成经营管理目标为宗旨，以提升企业效益为核心内容，以解决问题和促进沟通为导向，应杜绝浪费时间成本和人力成本，确保会议高效。 1.2 守时重诺原则 与会成员应提前5分钟到达会场，准时出席会议。因故不能出席的，应提前知会会议管理人，并指定授权人员出席，授权人员应代替履行工作汇报和听取意见等会议职责，并负有传达会议内容和有关要求的责任。 1.3 计划原则 会议召开前，各关联方应作好充分的会前准备，包括形成工作目标、计划、总结和建议等会议资料。 1.4总结原则 召开会议应对已完成或进行中的工作予以必要的回顾和反馈，属于部门需进行协调与沟通的工作事宜，应列明重点要项予以沟通解决，必要时，发出工作联系函寻求解决。 1.5 聚集原则 召开会议应明确主题，会议过程应紧密围绕既定的主题展开和进行。会议议题应予以有效管控，应控制议题数量和讨论时间。 2 会议分类 会议主要包括公司周例会，筹备期招商、销售、物业、工程协调会、各种临时会议及各部门的内部会议。行政管理中心是公司各项会议的管理机构，各部门是本部门会议的管理机构，负责会议组织、会场安排及会议文件输出。 2.1 周例会 2.1.1时间：每周五下午2：00（特殊情况另行通知） 2.1.2与会人员：总经理、副总经理、各部门负责人、招商系统各组负责人。 2.1.3具体要求： a会前各部门负责人须填写周报表，周报表的内容包括：总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划，未完成工作原因分析等；周报表要求在每周四下班前交总经理助理； b 会上各部门就周报表的内容做简短阐述； c集中解决各部门的协调问题、疑难问题； d公司领导安排下周工作。 2.2 筹备期招商、销售、物业、工程协调会 2.2.1时间：每周六下午2：00（特殊情况另行通知）。 2.2.2与会人员：根据每次会议议题，参会人员将有所调整。 2.2.3会议组织：行政管理中心负责会议的组织及会议纪要的编制和分发。 2.3临时会议 总经理或副总经理根据实际情况，临时组织召开，由会议发起人拟定内容，行政管理中心负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。 2.4 各部门内部会议 各部门内部会议由各部门负责召集，需要相关部门工作人员配合或列席的，应通知该部门负责人派人参加。 3 会议管理 3.1 除各部门内部会议外，对公司组织的其他会议，行政管理中心应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由行政管理中心通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。 3.2与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。 3.3不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政管理中心说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间，并签到记录。迟到人员记入会议记录。 3.4 会议禁忌事项： 3.4.1发言时不可长篇大论； 3.4.2不可一直缄默； 3.4.3不可取用不正确的资料； 3.4.4不要只做期待性预测或只谈抽象概念； 3.4.5不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击； 4 会议记录 4.1会议由行政管理中心制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本，会议记录应记载会议所议事项，与参会人员的签名册一并保存。 4.2会后要在一个工作日内及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。 4.3 会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政管理中心审核后，会议纪要送有关领导和部门。 5 议定事项的催办和反馈 5.1会议议定事项由行政管理中心负责催促相关部门落实办理。 5.2行政中心指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，对有关事项进行催办。 5.3 办结事项及时向有关领导反馈。 5.4 重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。 6 会议文件管理 会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，凡需查阅当年会议记录的，需参照《档案管理规定》、《保密管理规定》等有关制度执行。 7 附录 7.1 《会议通知单》 7.2 《会议签到表》 7.3 《会议纪要格式》 7.4 《会议纪要分发登记表》 附录7.1 会议通知单 会议通知单 　　　　　 NO： 会议时间： 年 月 日 时 会议地点： 会议议题： 会议要求： 与会人员： 与会人员签名： 附录7.2 会议签到表 会议签到表 会议时间： 年 月 日 时 会议地点： 会议议题： 与会人员