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QAD 系统运维管理规章制度之采购和AP 管理 12-6-19 采购和AP 管理 1 目的：指导生产性物料的采购及托外加工作业，规范采购及收款的相关流程。 2 范围 2.1 适用于公司采购部门、各计划部门、各仓库部门、品管部、营业部门等部门。 2.2 适用于生产性物料的国内采购、关系企业采购及托外加工作业。 3 职责 3.1 采购部门负责厂商开发、询价议价、物料采购及相关信息的传递、处理工作。 3.2 品管部负责物料的检验工作。 3.3 计划部门负责请购变更信息的处理。 3.4 营业部门负责关系企业采购物料相关信息和单据的传递。 3.5 卸柜部门负责物料卸柜作业及异常处理、反馈。 3.6 仓库部门负责物料点收、进库帐务及QAD 系统数据维护工作。 4 国内采购管理 4.1 供应商开发与评估/维系 4.1.1 供应商开发 4.1.1.1 采购部门应主动联络研发部门、技术部门，并积极参与新机种研发、技 转过程，主动了解新机种中新部品的品质、技术要求，积极寻找厂商。 4.1.1.2 采购部门应积极开发新厂商，扩大供应商队伍，建立良好竞争的供应商 体系。对有开发成为公司供应商潜力的厂商，在经过必要的部品确认合格 后，视实际情况, 由采购部门主导,会同技术、品管部门进行厂商调查(设备 规模、制造能力、技术水平、品质管制等概况) ，填报《厂商调查表》， 经权责主管确认后纳入合格供应商名录，作为今后采购的依据。 4.1.1.3 采购部门应为IQC 提供合格厂商名单，厂商若有调整，采购部门须及时 将新的合格厂商名单提供给IQC 。IQC 对未纳入合格厂商名单的厂商所送 物料一律判定为不合格. 4.1.1.4 供应商确定后，其基本资料（供应商代号、地址、名称、联系人、币别 等）由采购于“供应商维护”(2.3.1)进行QAD 系统录入。 4.1.1.5 采购部门应主动联络物流计划部门、物流采购、研发部门，积极推进进 口物料采购本土化。 4.1.1.6 采购部门应总体控制公司的供应商开发，并进行相应的供应商管理。 4.1.2 供应商维系 4.1.2.1 采购部门针对供应商交料品质状况，视需要联络技术、品管部门对供应 商的生产技术、品质保证等运作进行巡回辅导，保证供应商能适时、适质 地提供物料。 4.1.2.2 采购部门应对公司经常性采购的部品进行市场状况、行业状况调查分析、 编辑：厦门易维信息技术有限公司 David ~ 1 ~ QAD 系统运维管理规章制度之采购和AP 管理 12-6-19 选择符合公司要求之供应商，淘汰不能保证品质、不能保证供料时效、不 能配合公司运作的供应商，优化供应商队伍。 4.1.2.3 采购部门作为公司与供应商的桥梁，应主动联络相应部门与供应商之间 进行定期沟通，确保双方的融洽配合，并对供应商相应人员在公司内业务 予以配合。 4.2 采购报价 4.2.1 采购部门应对采购物料的市场状况、行业状况经常调查，建立成本核算公 式、市场现价等资料，并根据采购量大小、市场供求状况、交易习惯、价 格稳定性等因素，选择适当的采购方式与供应商比照议价，为公司降低采 购成本。 4.2.2 采购部门在获得新部品信息后，立即联系供应商依部品技术、品质要求进 行打样以及模具开发，并于下单前提供样品给技术部门确认。 4.2.3 采购部门依与厂商议定采购单价及付款条件（发票种类、币别、结款方式， 正常依公司规定方式付款），填写《单价核定表》. 4.2.3.1 对于小件物料附上技术部门确认的合格样品，大件物料随附相应图纸。 4.2.3.2 备注供应商报价之计算公式，并进行相应行情查询。 4.2.3.3 单价核定原则上至少有三家供应商的报价，并进行比较分析。 4.2.4 《单价核定表》经财会部门初步审查确认后(一天内完成) ，呈公司最高主 管核准并确定执行时间。 4.2.5 经核准后的供应商报价，转财会部门当日于“供应商零件维护”(1.19)录