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基層公文整合系統線上操作 1承辦人創稿-(3) (3)筆硯開啟後，請選擇欲繕打的公文範本，例如：選「函」。 基層公文整合系統線上操作 1承辦人創稿-(4) (4)選擇範本開啟後，系統自動帶出發文機關資訊。 1.請先確認發文機關全銜是否正確 2.請輸入【檔號及保存年限】─點選【檔號】於分類號欄位輸入公文之檔號後，按【確定】。 (檔號為必要輸入欄位) 3.輸入公文內容，如主旨、說明及正副本資訊等。 4.按上方 【取公文文號】後文號自動帶上，若系統設定為手動給號者，請於發文字號欄位輸入公文號後，再執行【上傳公文管理】。若使用者欲將檔案存至個人電腦，請執行【另存】功能存檔。 基層公文整合系統線上操作 1承辦人創稿-(4)圖解 基層公文整合系統線上操作 2送發文作業-(1) (1)承辦人創稿後上傳至公文管理，請於「承辦處理匣」點選公文文號，選擇【送發文】。 基層公文整合系統線上操作 2送發文作業-(2) (2)「發文設定作業」中紅字欄位為必要欄位，請務必確認 資訊是否正確或已輸入值。 基層公文整合系統線上操作 2送發文作業-(3) (3)確認欄位資訊正確後按下【儲存】鍵，即可將紙本公文 交由文書人員進行校對及發文作業。 * * * * * * * * * * * * * * * * 長治國中行政研習學校公文書處理 2011/08/10 總務處 郭千惠 資料來源:陳光憲 博士 基層機關公文整合系統 公文的定義 處理公務的文書 公務人員在職務上所製作的文書 凡機關與機關 團體與團體 機關團體與人民往來的文書 機關團體內部通行的文書 公文以外之文書與公務有關者 公文的基本原理 1.要有對口單位：即主體與對象。 2.要有主旨：即文書的主題。 (有重點) 3.要有原由：即文書的事由。 (有依據) 4.要有辦法：即處理事情的方法或要求。 公文寫作基本要求 1.一事一文 一文一卷宗 2.簡淺明確 ◎作業要求 1.正確 2.清晰 3.簡明 4.迅速 5.整潔 6.一致 7.完整 8.周詳 公文之核定 公文之初核者係承辦人的直接主管。 公文之複核者係承辦人直接主管之上級核稿者。 公文之會核者係與本案有關之主管。 公文之決定者係依分層負責規定之最後決定者。 公文處理流程 收文?分文 ? 登錄 ? 簽辦 ? 會辦 ? 陳核 ? 批示 ? 擬稿 ? 陳判 ? 發文 ? 歸檔（? 存查 ? 歸檔） 交辦(或主動辦理) ? 簽辦 ? 會辦 ? 陳核 ? 批示 ? 擬稿 ? 陳判 ? 發文 ? 歸檔 公文橫書原則 94年1月1日實施橫式公文 書寫方式：由左而右，橫行書寫。 紙張及版面： 以A4紙張直式橫書為原則，惟因特殊需要 者，得調整為橫式橫書或改採A3或A5紙張 ，左側裝訂。 橫書簽署方式： 由左而右，由上而下，由小而大。 現行文書分類 一 依行文系統分類 1.上行文 2.平行文 3.斜行文 4.下行文 二 依發文動機分類 1.主動公文 創稿 2.被動公文 復文 或 轉文 三 依國家機密等級 1.絕對機密 2.極機密 3.機密文書 四 依公文處理時限分類 1.最速件 1日 2.速件 3日 3.普通件 6日 4.限期公文 5.專案管制公文 電子交換公文分類 五 依電子交換機制分： 1.第一類電子公文 屬電子交換服務中心處理者具電子認證收回自動回復加密等功能 2.第二類電子公文 屬點與點直接電子交換具電子認證收回自動回復加密等功能 3.第三類電子公文 屬發文登載於電子公布欄並輔以電子郵遞告之不另行文者 書函與函的區別 使用時機的差別 –公務已達成熟階段時使用[函] –公務尚在磋商、詴探階段時使用[書函] 受文對象的差別 –[函]的受文者大多為[機關]，對個人亦可 –[書函]的受文者大多為[個人]，[機關]亦可 行文系統的差別 –[函]的行文系統需受層級的限制 –[書函]則可直接行文，不受層級限制 署名用印的差別 –[函]蓋用機關首長職章或簽字章 –[書函]蓋機關條戳或首長私章 函稿範例 公文結構 主旨：做什麼。 說明：為什麼？ 辦法：怎麼做。 主旨的寫作 1.不分項 2.用簡明扼要的話寫出目的語和期望語 說明的寫作 1.不分項寫作時緊接冒號書寫 2.分項寫作時隔行低一格書寫 一 、 二、 三、 3.說明寫作要有依據(引據) 依據來文、依據法令、依據事實、依據理論 依據需要、依據案例。 辦法的寫作 1.寫作形式與說明相同。 2.寫作內容力求具體扼要、完整可行。 3.辦