数字化档案管理现状及策略.docxVIP

数字化档案管理现状及对策高质量写作/发表：236 222 0263 摘 要：随着计算机以及相关技术的不断发展，数字化技术逐渐应用于各行各业，这大程度上改变了人生工作和学习的型式。数字化技术在档案管理工作中也在开始不断的提升自身的影响力，影响和改变着传统档案管理方式。目前，档案数字化在我国取得了巨大成就，促进了档案管理的发展。但是在我国由于起步较晚，因此档案数字化建设的过程中还有很多的安全问题。 关键词：档案数字化；安全问题；档案管理1、引言当前世界正朝着信息化的方向发展，信息技术的不断发展，极大促进了各行各业的发展和变革。在档案管理工作中的应用信息技术，在很大程度上促使档案管理向数字化管理的方向发展，并且数字化管理成为档案管理工作现代化的重要标志。内容繁多、数据量大是档案管理工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已经不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。[1]档案数字化建设在很大程度上促进了档案管理工作现代化的发展，未来档案管理工作的必然趋势是档案管理数字化。2 档案数字化的内涵2.1档案数字化的概念档案数字化：指借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统介质的文件如纸质文件、声像文件等和已经归档保存的电子档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。档案数字化应用各种数字技术，实现了档案管理部门的馆务工作和馆藏资源的数字化，因而最大限度地表现和发挥档案信息资源的价值属性。2.2档案数字化建设的基本内容2.2.1数据库的建设要实现档案的数字化，首要之事是建立数据库，数据库建设完成由纸质的文件处理向数字化的管理系统过渡。国家档案信息工程的核心和基础是开发以及建设数据库系统，建设数据库系统是工程的主体。数据库的要义是借助先进的信息技术对档案进行有条理，成系统的管理和以便于使用。数据库系统的建设是一项长远的任务，是一个经过由低到高以及由单个到群体的不断渐进的过程。2.2.2技术保障体系的建立要保障档案的数字化建设的进行，我们也必须建立技术保障系统。从以下几个方面入手（1）启用入侵检测和访问控制的联动服务；（2）提高升级服务,建设网络化病毒的防范体系，完成病毒库的步升级，实现无漏洞运行；（3）采用防偷窃、脸部认证、身份认证等措施和实行隔离、多层加密、防灾难的备份等措施，从而保障档案信息系统和档案数据的双安全。2.3 数字化档案管理优势2.3.1 提高档案信息的利用率采用复印等方式是以往对纸质档案的主要利用，然而随着机关部门倡导“无纸化办公”， 广泛应用办公自动化，相对数字化办公系统来说，纸质档案信息已经显得极不协调了。电子档案提供的数字化信息在自动化办公系统中能够直接得到应用， 提高了使用者对档案管理的利用率。2.3.2 能够实现资源共享和远程传输办公自动化平台系统与档案数字化管理系统进行无缝连接，使得电子文件在收集、处理、整理、归档以及利用的过程具有一体化的工作流程，完成了文件的生成、归档和利用同步化。此外，在档案管理部门和利用者之间，电子档案通过网络实现档案的信息传递，利用者足不出户便可以进行自助式检索，传输快速、便捷为远距离的异地资源共享，节约大量的时间、人力、物力。[2]2.3.3保证档案检索的准确性与传统的档案检索方式相比，数字化管理不再是档案管理的工作人员在档案的案卷和目录中采用人工查找。人工查找这种方法的效率较低，同时误差率较高。现代化的数字化管理系统实现高效、精确的检索。3 档案数字化建设中存在的安全问题3.1 淡薄的档案信息安全保护意识在传统的档案管理工作中，档案的保密工作仅仅是针对档案相对应的载体开展的。现在，档案数字化建设的循序渐进开展，保密工作所面临的形势也相应发生了巨大的变化，因而传统的档案的保密工作已不能够适合数字化档管理的需求。当前，数字档案的建设过程当中信息的保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都是无保护措施的。且许多的数字化档案管理机构的网站，有不安全的因素以及很大部分档案管理的工作人员在档案管理过程当中缺乏或者没有安全意识。在档案管理的工作人员在工作中并没有严格的按照规范来操作，从而引起档案信息泄露，造成严重的损失。3.2不可靠的档案信息管理技术系统网络是开放式的系统，计算机的系统以及网络技术存在许多缺陷和漏洞，感染计算机病毒会使计算机瘫痪从而导致信息档案丢失。同时黑客和计算机病毒的升级，使得电子档案在远程传输中易感染计算机病毒，或者信息档案被黑客拦截。[3]管理系统也可能会遭遇恶意攻击，因而对档案信息的安全构成威胁。3.3 档案安全的法律法规滞后于信息工作（1）档案数字化不断的发展，但并没有照片、录像、录音一斤缩微胶片等方面数字化的规范；（2）在电子文件的管理和归档方面，相关电子文件采集的原始数