12 工作日志管理.pptVIP

单元目标 辉鹏服饰有限公司是市里连锁服装行业中最大的一家民营企业，注册资金1000万元人民币。它坐落于最繁华的广晟花园城市广场，总经营面积二万多平方米，总资产1300万人民币。 维护和整理了周围的办公环境，一天的工作也按照常规有条不紊地完成了，思妍看看手表，离下班时间还有半个多小时，应着手制定明天的工作日志了。明天上司的工作任务有：接待布莱尔公司代表团、参加部门经理会议、进行百色俱乐部午餐会晤、招聘面试新员工。秘书个人任务有：安排“十一”值班工作、进行办公用品发放、安排修理打印机、写好个人工作总结。 实训要求 1．以小组为形式，每小组5-6人； 2．完成任务一，每个小组成员个人必须制定一篇上司和秘书的工作日志，再在小组内进行展示、研讨，整合成一份最终成稿； 3．完成任务二，小组成员研讨、协商后，分角色进行情景模拟操作。 上司工作日志的内容 1、上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容） 2、内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） 3、单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） 4、个人的安排（看病） 5、私人的信息（亲属生日） 秘书日志内容 包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班） ☆ABCD排序法 一秘书周一要完成的工作如下，请你帮她安排下时间： 1、给某客户打电话，与对方联系上司下周四与他约会的事宜 2、复印下午部门经理会议的资料 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日 4、复印一份给客户的复信以备存，原件邮寄对方 5、拆封、分类和分发邮件 6、布置下午使用的会议室，准备茶水和咖啡 7、将财务部新发的办公经费报销规定复印备份，原件放置在传阅夹给部门同事传阅 8、为上司预定周末去天津的火车票（北京出发） 9、接待3位访客，2个电话 ABCD法则 A类：重要且紧急，必须立即去做、优先做 B类：重要而不紧急 C类：紧急但不重要 D类：有时间才做，既不重要也不紧急，可以不作 有效利用时间，事半功倍 区分常规工作和非常规工作 明确自己的工作任务和职责 分清轻重缓急 合理分配精力，利用时间 使用办公辅助手段组织工作 工作日志范文 注意事项 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划 日志的变更 原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围 针对变更，秘书应注意 1、安排活动之间要留10分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改 任务3 “十一”快到了，根据企业的工作计划和上司活动时间表安排“十一”值班工作，并进行值班。 相关知识 值班类型 看录像，请问值班工作需注意什么？有哪些制度和规定？ 值班工作管理制度 （1）信息处理制度 （2）岗位责任制度 （3）保密制度 （4）交接班制度 *值班表的编制（熟记） 1、值班期限和具体值班时间 2、按要求填入值班人姓名 3、值班地点 4、标明负责人或带班人姓名 5、有时须简明表明值班内容 6、标明人员缺勤的备用方案或替班人的姓名 根据任务3编制“十一”假期值班安排表 注意事项 值班表在时间安排上不能间断，须保持连续性 完成后应与相关人员协商并报主管审定后执行 做一做 值班中，接到宏远公司来电，使用我们公司的软件有十多台机子瘫痪了，请处理并做好电话记录 外来人员登记 外来登记表（如果一宏远公司销售部人员来访，请做好外来登记表） 登记事项：外来人员、车辆、携带物品、进出时间等 接待临时来访人员 接待记录（如果一宏远公司销售部人员来访，推销广告业务策划，请做好接待登记） 登记事项：编号、来访人姓名、单位、来访时间、陈述内容和要求、值班人员姓名、拟办意见等，值班人员签名 承办