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管理文件生命周期 MatterSPhere: MaNaGiNG the DOCUMeNt LiFe CYCLe 管理文件生命周期 无论您称之为文件管理、文件管理系统 、企业内容管理 、内容管理、或是知识管理，通常 其内容都是相同的：即针对管理文档和方便文档内容使用的解决方案。一般而言，大多数文件管理应 用方案针对如何简化文件的创建、分发、搜索和存档。有一些文件管理系统则在此普通任务基础上更 进一步。例如，整合在集中事项管理环境中的文件管理系统能够消除数据间的屏障，使寻找和使用所 需信息的任务变得简单。 将业务转为电子文件管理解决方案的原因有很多。对于很多人来说，在共享和独立存储器、电子邮箱 和移动设备上存放的文件和内容 更不用说纸质文件 是海量的。这样海量的内容对生产效率、合 规以及客户响应时间都带来了风险。此外，无法轻松访问和确认内容将因为无法共享信息、合作和提 升业务流程而导致机会的丧失。 信息和图像管理协会 年的一项研究报告指出，在如下领域，企业会纠结于 繁杂的内容 和文件管 理解决方案： • 每天用于归档和维护现有信息，或搜索新信息的时间平均为 分钟或工作日的 。搜索 疲劳 也被视为一个主要的长期问题。 • 考虑到做出更好的决策和无需重新撰写内容的后续优势，如果能像在互联网上搜索信息一 样快速轻松地找到内部信息和文件，专业人员的生产率能够提高 。 • 平均而言，预计改为电子处理方式后 仅归档即可将归档存储办公空间从 降低到 ，减少 。 进行的一项类似研究发现，信息人员每周花费大约 小时完成人工文件管理任务。人工 文件管理系统主要的问题是： • 文件很难找到。 • 内容很难管理和重新加工。 • 文件很难更新。 • 文件很难共享。 • 内容发布很难保持一致。 • 文件创建是临时过程。 • 文件审核是临时过程。 1 © AIIM 20 12, , 《内容的资本化：ROI 激发变革》 • 文件内容的重要性不明显。 • 纸质文件的分发和存储耗费高昂的存储、复制和打印成本。 • 纸质文件的存档维护费用很高而且检索效率低下 。 预计一家律师事务所通过使用自动文件管理系统可以节省至少一半用于人工文件管理的时间和费用。 人工文件管理系统同时还存在其他问题，如因错误的搜索和错过最后期限导致的案件败诉。同时还存 在无法量化的因素，如给搜索人带来的持续加大的压力和挫败感。解决上述文件管理问题的一个方法 是使用综合的文件管理解决方案，如汤森路透 的 解决方案，可提供如下功能： • 提供文件管理、访问和共享的统一方式。 • 将信息资产从个人所有文件转为全律师事务所集中存储和分发。 • 管理多种文件类型，贯穿文档从创建到存储使用全程。 • 允许当前或存档文件的同时访问和共享，并可提供版本管理。 • 事务所可以监控、审核和管理文件的访问和使用。 当一个正确实施的 完全整合到业务中时便可带来实际的益处。文件存储和搜索检索的日常费用会 降低。使用的纸张更少，也更少使用复印。当文件搜索和检索效率更高时，员工，包括律师的效率则 会更高。当文件集中配置时，信息安全更有保证。工作流程和路径的电子化带来更快的流程和快速的 反应速度。最终，员工和律师 无论他们在地球的另一端或同一栋楼的另一层 可以通过电子方式 实现共同工作，建立起一个协作的工作环境。 仅以律师为例来说明实施和使用自动 所能够节省的费用。根据上文引用的研究，找到和检索纸质 文件的平均时间是一天 分钟，而自动化后所使用的时间为其一半。假定律师的平均费率是每小时 美元，使用自动 每年带来的效益仅一位律师便高达 美元。 所有这些优势均将提升事务所的盈利状况。 文档、电子邮件以及更多 模块是 套件的组成部