浅谈天大天财高校财务软件年终结转步骤.docVIP

（一）、年末结账前的准备工作 用户在做年末结账工作前，应做好以下的准备工作： 1、将12月的正常业务凭证全部制单、复核、记账，注意制单日期最晚只能到12月30日 2、在“帐务处理”模块中，运行系统主菜单【月末处理】下的【月末结账】功能，逐月进行结帐，直至进行12月末的结账。 3、做好数据的备份工作，请用完全备份，备份文件名另起以便和平时备份文件名区分，确保数据的安全。 4、正常来讲，年末结账工作应在下一年度对外报销前进行。如果在下一年度开账前，不能做年末结账工作的，即“老帐结束不了但需新年度同时报帐”，可以按如下办法预结账： ①在“系统管理”模块中，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历史数据】功能，输入欲年结的会计年度，点〖确定〗键，并按提示将该年度数据从当前库中删除。此步骤意在将尚未年结的数据从当前库移历史库，从而不会对当前库的报帐或代码调整构成影响 ②在“系统管理”模块中，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历史数据】功能，点〖临时结转上年余额〗按钮，出现以下窗口： 将所有选项都选中，会计年度写当前最新会计年度（比如要结2005年底账务，此处应输入2006），点〖执行〗按钮。此步骤意在将历史库中将尚未年结的各科目、项目的年末余额预结到当前库中。 ③转年的帐务处理在当前库中正常开展。 ④在历史库中可随时进行上一年度的正常业务、调帐直至年末处理完成 ⑤在历史库中作完年终转帐后，进入“系统管理”，运行系统主菜单【数据管理】下的【备份历史数据】功能，再作一次〖临时结转上年余额〗。 （二）、年末处理模块的操作顺序 年末结账是由一套完整的处理程序构成，它可非常方便的为用户做好年末的会计处理工作。具体过程说明： 1、以12-31日期进入帐务处理系统，表示进入了第13会计期间 2、年终转帐凭证定义 定义支出冲收入、支出/收入冲结余的自动冲转。按照高校会计制度规定，财务系统年底结帐之前要作相应的转帐处理，概括地说就是“专项的支出冲收入、非专项的收支冲进结余”。如果年终转帐由手工制单完成工作量会相当费时费力，且每年都要重复操作一次，重复性工作效率很底。所以我们通过定义年终对应转帐，年终只要调用一下就可轻松完成结转。 用鼠标单击系统主菜单【系统设置】下的【转账凭证定义】，出现如下窗口 用鼠标单击〖增加〗按钮，开始增加对应转账模板。其中：“转帐编号”是该张转账凭证的代号，转账编号不是凭证号，转账凭证的凭证号在年底转账时自动产生。一张转账凭证对应一个转账编号不能重号；“凭证类别”是指结转时使用的凭证类别；“生成周期”一般选“每年一次”，即此笔转帐业务每年只能在13月作一次；“业务内容”是指此笔转帐所处理的业务内容，也就是生成凭证的摘要部分。 接下来定义转帐具体内容，按〖增加分录〗按钮，在新增的记录中输入相应信息。其中： 科目编号：转帐的科目编号。如果只转具体的部门项目，还需输入部门或项目代码 转帐方向：分为“转入”和“转出”两种。转出是指将此科目的余额转出到转入科目中去。注意：转出的科目可以是任意级别的科目，而转入科目必须是末级科目；一张转帐凭证定义中，转出科目可以是多个而转入科目只给是一个；转入科目的部门、项目可与转出科目不同。 结转系数：即“转入转出比例”。科目取数=科目取值×结转系数，若未输入系统默认为1。 取数对象：此选项只针对转出科目。就是让用户指定转什么类型的数据，是发生额、余额还是其他什么类型。对于年终转帐一般是“当前借方（贷方）余额” 转帐分类：此选项只针对转出科目。设置转帐分类条件, 则只结转满足转帐条件并且属于该转帐分类的项目；转帐分类条件未设置, 则转出科目下满足条件的全部数据。 输入以上各项后，按〖增加分录〗键，开始增加下一条定义。按〖删除分录〗按钮可删除光标所在行的对应结转凭证。 3、转帐凭证生成 转帐凭证一旦定义完毕，每年年底只需运行一下“自动转帐”即可生成所需的转帐凭证。选择系统主菜单【月末处理】下的【自动转帐】命令，进入凭证生成窗口 在自动转帐窗口中显示所定义的各个转帐帐凭证定义，选择其中一条再单击〖生成凭证〗键，系统将生成用户所定义的转帐凭证，并显示在“制单”窗口中。该转帐凭证在生成的同时也完成了复核，生成的转帐凭证作为第13会计期的凭证从00001号序排。 用户可单击“打印”键将该张凭证打印输出。单击“确定”键后该张凭证存盘生效，并自动转至系统的凭证库中，系统将其作为已复核但未记帐的凭证处理。 按照此方法将所有凭证分别生成存盘。 4、记账 在“帐务处理”模块下运行“凭证记账”功能，日期泛围是12-31到12-31，将上一步生成的凭证全部记帐。 5、年末科目余额表 打印“科目余额表”“项目余额表”，会计期间选“13”，观察转帐结果。对转账后的各级科目、项目余额进行核