QC 全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平.ppt

中国建筑第六工程局第三建筑工程公司总经理工作部QC小组成果展示 一、总经理工作部QC小组概况 本小组成立于2005年05月，是一个具有较强QC理论基础和丰富的办公室工作经验的QC小组，都接受过36小时以上的TQC教育。 （一）小组概况 （二）小组成员简介 但在机关的行政公文中，却存在着种种问题和不足，它直接影响着企业管理决策的权威、政策制度的落实等工作的正常开展。为了解决好这一问题，我QC小组将《全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平》作为了此次QC活动的主题。 三、现状调查 2005年5月初，我QC小组对公司机关的行政公文进行了调查，发现机关有些部室在行政用文方面，存在着不同程度的问题，调查结果如下： （一）现状调查1 我部室统计了60篇各部室的行政公文，现将各情况统计如下： 存在问题的行政公文为20篇，如下图： （二）现状调查2 存在的各种问题（内容繁琐、文辞粗糙、时效性差、用印混乱、范围模糊）的公文，在总的存在问题公文中所占比重情况如下表： 1、内容繁琐 有许多公文篇幅冗长，面面俱到，让人云山雾水，不知所云。2、文辞粗糙 公文结构、语法、修辞、逻辑等方面欠缺思考，或别字常见，或语法不通，或文体不宜。 3、时效性差 公文落实、处理、回复时间跨度长，有的甚至束之高阁，无人问津。4、用印混乱 各职能部门依据其职责在公司范围内行文，不用本部门印章，而是习惯总是使用公司行政用印。5、范围模糊 公文主送部门不明确，公文发放指向不明，人人有份，抄报、抄送含混不清，不知其意。这些问题反映在图中，如下图： 四、活动目标 2005年05月10日，本小组制定了《全面提升总经理工作部行政公文的管理工作水平》的活动目标。（一）目标值 将各部室不符合规范行政公文的比率降到10％以内，如图： （二）目标值分析 1、必要性 行政公文的规范程度，直接影响着政策制度的落实和企业管理决策的权威，所以，必须把部室不符合规范行政公文的比率降下来，控制在10％以内。 2、可行性 （1）领导支持。公司领导非常重视本QC小组的活动，人员力量得 到保证。 （2）成员素质比较高，小组成员的文化程度比较高，有不错的管理能力及丰富的工作经验。 （3）公司涉及到行政公文的人员的文化程度也比较高，在短时间内提高写作水平是可行的。 五、原因分析 2005年06月06日至10日，本小组对行政公文中最为突出的两个问题（内容繁琐和文辞粗糙）的原因进行分析，经整理后见如下表： 六、要因分析 经以上原因的分析，并结合现状调查中得出的结果，确定以下为主要原因： （一）行文时没有注意语法结构 （二）逻辑关系不严 （三）标点符号乱用 七、对策计划 2005年7月1日，本小组发布了《关于规范行政公文的通知》，对机关各部室在行政用文方面提出了一些建议、要求以及标准。 （一）行政公文的结构 1、完整匀称 这是指行政公文各部分配置齐全，比例协调、详略得当。任何一个部分都不能缺少，不能顾此失彼，残缺不全，影响行政公文的表达。 2、严谨自然 这是指行政公文中层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，顺理成章。 3、清晰醒目 多数行政公文不要求行文有曲折波澜，而要求纲举目张,清晰醒目，便于读者把握要领或贯彻执行。 （二）行政公文的语言 1、准确贴切 准确是行政公文的一般要求，对行政公文来说，尤其重要。所以应该注意以下四个问题：一是避免产生歧义；二是防止褒贬失当；三是排除疏忽错漏；四是注意措词得体。 2、平实易懂 这是行政公文的重要特征，要做到雅俗共赏，使多数人懂，应注意三点：一是不要堆砌词藻，乱用修辞词语；二是不要文白夹杂，故弄玄虚；三是不要故作高深，滥引经典。 3、简洁精炼 语言必须简洁明快，不能拖泥带水，所以要注意四点：一要把握主题，不要离开主题任意发挥；二要力戒重复，尽量把可有可无的内容去掉；三要避免累赘，要求提高概括能力；四要简洁明快，做到通晓易懂。 （三）行政公文的格式 1、准确规范 撰写任何行政公文，都必须严格遵守行政公文的格式要求。 2、完整美观 格式是行政公文的门面，一份完整美观的行政公文，给人以赏心悦目的感受，可以令阅者愉快地读完全文。 3、合理适用 行政公文格式组成