2014中美妇科微创学术研讨会任务分解-.docVIP

2014中美妇科微创学术研讨会 任务分解表 活动总协调：陈建明 总协调：陈建明 1.医疗组： 组长：朱晓星 成员：医护团队 经营组 任务：负责学术会议手术案例筛选及手术器材、手术室、手术人员配备等演示手术准备；向医护人员开会宣传组织门诊及住院部医护人员储备手术患者；召开手术相关注意事项会议等。 负责院内动员会议的组织召开、组织安排院内医护人员参会。 2.宣传策划组： 组长：辛欣 成员：品牌部、网络部、咨询部 任务：负责整个学术论坛的策划、组织、物料制作准备、现场布置、现场影视录制、后期剪辑、领导讲话稿、主持人串词、实施执行和媒体接待、新闻宣传报道及跟踪、官网及微博实时同步跟进等。 3.礼仪接待组： 组长：高雪（峰会会场） 王弦（院内分会场） 成员：客服部、导医组 任务：负责嘉宾全程服务接待，两个分会场现场嘉宾及专家签到，两个分会场现场专家及医生、患者的礼仪引导、茶水接待，配合主讲台话筒传递、奖牌授予、聘书发放等仪式流程。 专家院内参观流程、会议专家讲课课件及相关资料准备、专家讲解安排、参会人员学分发放 4.行政后勤组： 组长：戴丽华 成员：洪洁、邓云、吴秦萍、 任务：负责与会专家及相关领导的邀请，机票的预定、接机及专家食宿接待；会议期间车辆调度及安排；会议当天参会人员中餐酒店预定及安排； 负责学术会议期间工作人员现场及参会医生、患者水电、保洁、安全、车辆调度安排及用车保障，物资、物料保管与运输。 5.业务联络组： 组长：余元平 成员：市场部、部分院内医生 任务：负责联系并邀请参会医生和患者，包括邀请函的投递，回执函的跟踪并统计确认到会人数，会议期间，配合礼品及相关宣传资料的准备和发放，与参会医生、患者实时沟通联系，会中、会后长期良好合作与信任关系的维护。 任务分解 前期 任务 序号 任务内容 责任人 协助人 完成时间 1 学术会议各组协调 陈建明 辛欣 2 拟定策划方案和嘉宾邀请函（请柬） 辛欣 3 拟定任务分解表 辛欣 4 确定与会国内专家及行程时间表 机票预订 洪洁 邓云 5 全院动员大会 陈建明 朱晓星 6 江西省医师协会、南昌市医师协会联办、领导邀约 陈建明 沈韵芸 7 本地参会医生及患者邀请 沈韵芸 李蕾 8 中国医师协会主办联系及学分证落实 洪洁 刘杰 9 学术活动参会医师通知 辛欣 孙艳平 10 致邀请函给相关领导（市卫生局、市/区计生委领导） 沈韵芸 11 与会领导和嘉宾酒店预订，会场预订。 戴丽华 12 学术会议期间，财务审批 刘芳 13 与会专家课件索取及整理 洪洁 刘杰 组 别 序号 任务内容 责任人 协助人 完成时间 前期 任务 1 学术会议患者申请援助接待 王弦 2 学术会议申请援助患者资料审核 王弦 3 学术会议符合援助条件患者通知邀约 王弦 4 报名参会医生及患者统计，参会医生统计交会务组及宣传策划组；患者资料统计交医疗组； 洪洁 市场部、王弦 5 参会医师会议报道、会场签到、接待、参观医院及流程 王弦 市场部 客服导医 组 别 序号 任务内容 责任人 协助人 完成时间 宣传 策划组 1 中国医师协会信封 沈韵芸 辛欣 2 邀请函分装与邮寄、上门拜访送邀请函 余元平 3 学术会议医院外场布置（拱门、气球、条幅、气球等） 李丹 杨永峰 4 学术会议医院会场专家讲堂背景、签到处、礼品发放处、签名版设计及制作 李丹 5 学术会议医院会场讲台、话筒、指示牌、吊旗、活动宣传展牌设计及制作 万欢 6 学术会议医院内布置 万欢 7 学术会议酒店会场背景桁架及喷绘制作 李丹 8 学术会议酒店会场签到处背景设计及制作 李丹 9 学术会议酒店会场嘉宾休息室采访背景设计及制作 李丹 10 学术会议介绍折页设计及印刷 李丹 11 学术会议公共物料设计准备（参会证、工作证、记者证、礼品贴、台卡、邀请函、聘书、休息区指示、导引牌、礼品券、手提袋、资料袋、专家床头卡、礼品设计及制作） 邀请函快印 万欢 台上领导、台下嘉宾座次安排与台卡设置 辛欣 洪洁 沈韵芸 12 医院专家休息区布置 万欢 13 授牌牌匾设计及制作 李丹 14 学术会议海报及社区牌、框架宣传画面设计 李丹 15 学术会议酒店现场布置 李丹 16 大合影场地与拍摄 万欢 17 领导嘉宾及媒体签到