资料收集和整理作业指导书.ppt

高速公路建设项目工程档案收集与整理作业指导书 竣工文件材料是指建设项目在立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等各种不同载体形式的文件材料，是对建设项目进行审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据；更是建设项目的全部总结与考核的依据。因此，为实现工程档案的标准化、规范化管理目标，适应公路建设发展的需要，必须加强档案的综合管理，提高档案管理水平，促进公路工程竣工文件材料收集、立卷归档工作。 为了使延安安塞经志丹至吴起高速公路在施工、监理、管理过程中及时、准确、完整地收集整理工程各种档案资料，依据交通部［2004］3号令《公路工程竣（交）工验收办法》及《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发［2010］382号）等档案管理规范的办法，特编写本工程档案归档作业指导书。 第一章 组织与职责 一、建立组织机构、健全规章制度 根据国家档案局及上级部门有关建设工程项目档案管理的规定，工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目日常管理工作中，做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制，设置与项目建设相适应的档案工作机构，配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作，档案(资料)员必须经过档案专业知识培训，保持档案人员的相对稳定。 各参见单位应制定档案管理制度按照各自的职责范围分别将工程竣工文件材料收集齐全（包括电子文件、声像材料），并进行规范化整理、组卷，保证工程项目档案达到齐全、完整、准确、系统的要求。 二、建设单位的职责和工作内容 ㈠对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任； ㈡对所管工程项目档案资料的工作进行管理、协调、评比、奖惩; ㈢制定结合本项目实际情况的档案资料归档标准和管理办法； ㈣负责收集、整理、组卷成册如下档案资料： 1、竣（交）工验收文件 2、单项工程交工验收文件 3、建设依据及上级有关指示 4、设计基础及设计文件材料 5、征地拆迁资料 6、工程管理文件 7、支付报表 8、财务决算文件 9、工程决算文件 10、项目审计文件 11、科研及新技术应用文件 12、工程音像材料 13、工程缺陷责任期文件 三、监理单位的职责和工作内容 ㈠根据上级部门有关工程项目档案管理的规范办法对本单位及所辖合同段档案资料的立卷归档工作负有上承下达、贯彻落实的责任； ㈡对施工单位施工资料的系统完整性、真实准确性进行指导检查，并在单位、分部、分项工程中间交验和合同段交工验收时对施工文件材料进行审查，并提出审查意见； ㈢对表格填写中的问题给予解答，如表格中存在产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时传达各施工单位； ㈣完成监理独立抽检资料和独立评定资料； ㈤收集、整理、组卷成册如下档案资料： 1、监理管理文件 2、工程质量控制文件 3、工程进度计划管理文件 4、工程合同管理文件 5、工程抽检资料 6、监理日志 7、试验室资料 8、工程音像材料 9、缺陷责任期资料 ㈥以上文件材料以类别再按相近问题进行组卷排 列，各分项工程资料按其所属的分部、单位工程进行整理、组卷；以分项、分部、单位、合同段工程为轴线、宜按200～230页左右为标准组卷成册，并制做完成内封面、卷内目录、卷内备考表、相应电子版，经检查验收合格后，随同档案资料移交西安朋通公路工程咨询有限公司（以下简称朋通公司）。 四、施工单位的职责和工作内容 ㈠对管理处颁布的竣工资料归档标准和管理办法，要融会贯通、遵照执行； ㈡负责本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇编、移交工作负有直接责任； ㈢独立完成施工原始记录，应保证施工原始记录的系统完整性和真实准确性，做到填写无空项 、漏项， 签字齐全规范； ㈣独立完成试验资料、评定资料，达到归档标